Документы в ПП Айтида используются для ввода, хранения и отображения информации о совершаемых хозяйственных операциях, которые влекут за собой движение и изменение ресурсов и/или взаиморасчетов. При помощи документов организуется ввод информации, а также ее просмотр и, при необходимости, корректировка.
Ввод документов на примере оформления прихода товара на склад «Торговый зал» по накладной поставщика.
|
|
|
|
|
|
|
Организация |
ОАО “Лианозовский молочный комбинат" |
|
|
|
|
|
ИНН |
5047040960 |
|
|
|
|
|
Расходная накладная № 5 от 29 января 2021 г |
|
|
|
|
|
|
Склад |
На Севастопольской |
|
|
|
|
|
№ п.п. |
Наименование |
Ед. изм. |
НДС |
Цена |
Кол-во |
Сумма |
1 |
Молоко “Домик в деревне”, 3.2%, 1 л. |
шт. |
18% |
15,00 |
1000 |
15000,00 |
2 |
Кефир “Домик в деревне”, 3.2%, 1 л. |
шт. |
18% |
17,00 |
500 |
8500,00 |
3 |
… |
|
|
|
|
|
4 |
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
23500,00 |
Принято ценностей на сумму: |
|
|
|
|
|
|
Двадцать три тысячи пятьсот рублей 00 коп. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Принял |
|
Сдал |
|
|
|
|
|
(подпись и ФИО) |
|
|
(подпись и ФИО) |
|
|
Внимание! Процесс формирования приходных накладных, в случае получения данных из ЕГАИС, описан в Айтида модуль ЕГАИС.
«Приходная накладная» является основным документом, с помощью которого осуществляется поступление товаров на склад. Это может быть как обычное поступление нового товара, так и ввод начальных остатков.
Меню - Документы - Приходные накладные
![](/images/quick-start/income-main.png)
- Кнопка Ф (фирма) – позволяет выбрать организацию, от имени которой оформляется документ. Обычно, этот реквизит заполняется автоматически либо из настроек значений по умолчанию из точки зрения, либо из параметров пользователя.
- Контрагент – в поле необходимо выбрать контрагента, от которого поступил товар. Контрагент может быть выбран несколькими способами:
- Вводом части названия или ИНН в текстовое поле – выбором из справочника контрагентов – кнопка справа от поля.
- Сканером штриховых кодов, если контрагенту присвоен штриховой код.
- Договор – может быть указан договор с контрагентом. Система позволяет вести учет договоров с контрагентами. В договоре могут быть указаны товары и цены, которые могут быть проконтролированы при вводе приходной накладной.
- Склад – необходимо указать склад, на который будет оприходован товар. Без указания склада документ не будет проведен.
- Без НДС – признак предназначен для удобства заполнения документа. Если он установлен, то в документ нужно вводить цену и суммы ТМЦ и услуг без НДС. В момент записи система автоматически начислит НДС в соответствии с присвоенным в карточках списком налогов и снимет этот признак.
![](/images/quick-start/income-extra.png)
- Срок оплаты – указывается предполагаемый срок оплаты документа. На основании данных этого поля моет быть построен отчет «График платежей».
- Вид – указывает вид поставки. Возможные значения:
- Закупка – основной вид поставки.
- Бонус – поставка осуществляется как бонус поставщика. Такие документы могут быть отдельно проанализированы в отчете по бонусам.
- Прочее – любые корректирующие документы.
- Комиссия – прием товаров на комиссию.
Выбор вида поставки может иметь существенное значение при учете партий товаров (см. «Окружения»).
- Тара в залог – тара, принятая к учету на основании товаросопроводительных документов поставщиков, отмечается флагом в колонке «Тара» в приходных и расходных документах. Для учета стоимости тары в общей сумме документа в параметрах системы на закладке «Прочее» необходимо включить флаг «Сумма тары в том числе».
- Скидка – позволяет указать общую скидку на документ и пересчитать закупочные цены.
- Распределить стоимость услуг по ТМЦ – установка флага предписывает системе выделить в документе услуги, посчитать их сумму и при проведении распределить ее между товарами пропорционально их стоимости.
- Не учитывать стоимость услуг в сумме документа – установка признака позволяет не учитывать стоимость услуг во взаиморасчетах с поставщиком. Например, когда поставщик товаров и транспортная компания — это разные фирмы и по ним ведется раздельный учет взаиморасчетов, тогда в приходной накладной на закладке на сумму стоимости услуг, можно создать документ «Акт услуг входящий».
- Кнопка «Дополнительно» – позволяет указать номер и дату накладной поставщика, номер и дату счета-фактуры поставщика.
- Кнопка «Информация для ЕГАИС» – позволяет просмотреть/задать параметры необходимые для обмена с ЕГАИС. Подробнее см. Айтида модуль ЕГАИС.
После заполнения реквизитов шапки документа можно нажать «Записать», но отказаться от проведения документа.
Спецификация накладной может быть заполнена различными способами, также допустима любая их комбинация:
- С использованием сканера штриховых кодов. На приеме товара отбираются образцы товаров, а затем оператор создает электронную накладную, сканируя отобранные образцы товаров.
- С использованием терминала сбора данных. Менеджер на приеме товара сканирует полученные образцы товаров и вводит их количество в терминал. Удобнее использовать терминалы сбора данных, позволяющие загружать справочник товаров из информационной базы в терминал, что позволяет отследить наличие учетных карточек на товар, остатки и цены поставщика на этапе приемки товара.
- Ручной ввод кодов/артикулов или штрих-кодов товаров. Ввод выполняется либо путем выбора товара из справочника, либо прямым вводом штрих-кода или кода/артикула товара.
- Спецификация накладной может быть детализирована по характеристикам товаров.
- Спецификация может быть скопирована из любого другого документа.
- Спецификация может быть загружена из договора с контрагентом.
После оформления прихода товара на склад, чаще всего необходимо назначить для этого товара цену продажи. Для нового товара заведомо необходимо определить цену продажи, потому что, в противном случае, система не даст провести «Приходную накладную». Для определения новой цены товара необходимо оформить документ «Переоценка ТМЦ».
Самый простой способ создать документа «Переоценка ТМЦ» из «Приходной накладной» – это нажать кнопку «Сформировать переоценку» в панели инструментов «Приходной накладной».
![](/images/quick-start/revaluation-fromincome.png)
При этом система отобразит окно, в котором позволит отметить необходимые для переоценки товары.
![](/images/quick-start/revaluation-prepare.png)
Система «выделяет» для переоценки розовым цветом товары, у которых отклонения новой цены от старой выходят за рамки заданного интервала, а также, если интервал не задан, выделяет цветом товары, у которых изменилась закупочная цена.
Необходимо проверить, что в поле «Переоцениваемая цена» выбрана правильная категория цены. Введя значение в поле «Единый процент наценки» можно предварительно рассчитать новую цену для всех товаров или только для тех, у которых не указан процент наценки в карточке товара.
Для продолжения формирования переоценки необходимо отметить либо все, либо только необходимые, например выделенные розовым цветом, записи и нажать кнопку «Продолжить».
Будет сформирован документ «Переоценка ТМЦ».
Примечание! Если в приходной накладной были указаны розничные цены в колонке Розничная цена, то документ Переоценка ТМЦ будет сформирован сразу, без захода в промежуточную форму**.**
![](/images/quick-start/revaluation-main.png)
- Категория цены — из выпадающего списка выбирается категория цены для установки цен продажи. При формировании документа из другого документа, например, приходной накладной, это поле будет заполнено категорией цены из склада родительского документа.
- Флаг «Относительно старых цен реализации» — позволяет произвести расчет новой цены относительно предыдущей.
- Флаг «Относительно цен закупки» — позволяет произвести расчет новой цены относительно цены закупки товара. Вышеперечисленные флаги связаны с выпадающим списком «Увеличить/Уменьшить», числовым полем «на ... %» и кнопкой «Выполнить расчет с использованием алгоритма округления».
- Кнопка «Заполнить» — заполняет спецификацию документа всеми товарами, у которых есть остаток.
- Кнопка «Пересчитать» — в заполненном, но не проведенном документе в случае изменения остатков на складах позволяет сделать перерасчет, при проведении документа перерасчет производится автоматически.
- Флаг «Акция» и заполненное поле «Срок окончание акции» — позволяют контролировать последующие изменении цены на товар, участвующий в акции до установленной даты. При изменении цены система выдает предупреждение о том, что данный товар участвует в акции.
- Кнопка «Загрузить цены до акции» — загружает цены по выбранным из списка условиям.
После того, как документ заполнен и проверен, его необходимо записать и провести. Затем можно провести ранее созданный документ «Приходная накладная».
Документ кассовой смены формируется автоматически в момент загрузки данных из ККМ. После того, как документы были загружены их необходимо провести. Для этого в журнале «Документов кассовых смен» необходимо открыть документ на корректировку или при нажатии правой кнопки мыши на документе можно выбрать из контактного меню пункт «Провести».
![](/images/quick-start/cash-sales.png)
Не редко встречаются ситуации, когда на кассе пробивают не тот товар, который реально продается. В результате могут возникать пересортицы товаров, а документ кассовой смены не будет проводиться, ссылаясь на недостаток количества товара на складе.
Для разрешения таких ситуаций в документе кассовая смена предусмотрена кнопка «Проверить документ и сформировать недостающие документы». При ее нажатии система проверит необходимое для списания количество товара на складе и, в случае его нехватки, сформирует документ «Пересортица ТМЦ», в котором добавит нужное количество на склад.
Таким образом, информация о пересортице не будет утеряна, а будет зафиксирована в системе и появится возможность впоследствии разобраться в ситуации и принять необходимые меры.
Тот же механизм относится к продажам готовых блюд, перед проведением документа «Кассовая смена», необходимо нажать кнопку «Проверить документ и сформировать документ Выпуск и комплектация», таким образом, недостающее количество ингредиентов на складах будут перемещены автоматически.