¶ Пример: Торговая сеть «Радуга»
¶ Правовая организация и архитектура торговой сети «Радуга»
Центральный склад-офис.
-
Площадь склада: 1000 кв.м.
-
Фасовочный зал: 4 весов
-
Распределительный узел
-
Учет ведется по себестоимости
-
Фирма ООО «Радуга» (осуществляется закупка и мелкооптовая реализация продовольственной продукции)
Розничный магазин «Радуга 1»
-
Количество кассовых узлов: 3
-
Весы с печатью этикеток: 3(в торговом зале)
-
Ассортимент: от 6000 -8000 наименований
-
Формат: Минимаркет
-
Обмен с центральным офисом через VPN соединения (частная виртуальная сеть)
-
Учет ведется по розничным ценам
-
Фирма ООО «Радуга» (осуществляется реализация продовольственной продукции)
Розничный магазин «Радуга 2»
-
Площадь магазина: 200 кв.м.
-
Количество кассовых узлов: 2
-
Весы с печатью этикеток: нет (товар поступает фасованный с центрального склада)
-
Ассортимент: от 1500 -3000 наименований
-
Формат: Дискаунтер
-
Обмен с центральным офисом по электронной почте
-
Учет ведется по розничным ценам
-
Фирма ООО «Радуга» (осуществляется реализация продовольственной продукции)
В рекомендациях рассматривается вариант сетевой версии системы
«Айтида Retail». Основным отличием данной версии является возможность работы с несколькими информационными базами, каждая из которых принадлежит своему торговому объекту (магазину, складу, офису).
Для организации обмена между информационными базами необходимы программные продукты «Айтида: Модуль обмена». Для обеспечения работы центрального офиса необходим программный продукт «Айтида: Консолидация данных».
¶ Модуль обмена данными
Программный продукт «Айтида: Модуль обмена данными» предназначен для автоматизации обмена между территориально распределенными торговыми объектами.
Модуль обмена данными в центральном офисе позволяет выгрузить в файл данные из собственной базы данных, а также загрузить информацию из файла, полученного из удаленного филиала. Аналогичные функции выполняет модуль обмена данными в удаленном филиале.
Для каждого из филиалов в центре нужно настроить правила обмена.
Модуль обмена данными позволяет пользователям удаленных подразделений оперативно получать управленческие указания, и в свою очередь, предоставляет сотрудникам центрального офиса оперативную информацию о деятельности всех торговых объектов сети.
Для синхронизации данных не требуется постоянного высокоскоростного подключения, обновления данных могут поступать по любым каналам связи (на дискетах, электронным письмом и другими). Если соединение с филиалом работает в штатном режиме и настроен планировщик обмена, программа сама из периферии может обновлять информацию в центре.
При наличии постоянного высокоскоростного подключения сотрудники удаленного филиала могут напрямую работать в центральной базе. Однако следует отметить, то при таком построении сети, многие бизнес-процессы в магазине попадают в зависимость от наличия соединения с центром.
Внимание, важно! Модуль обмена данными необходимо устанавливать в каждом из торговых объектов участвующих в обмене данными.
¶ Консолидация данных
Программный продукт **«**Айтида: Консолидация данных» предназначен для работы центрального офиса распределенной сети, и необходим для решения задачи одновременного анализа данных и управления деятельностью различных торговых подразделений (филиалов).
«Айтида: Консолидация данных» использует инновационную технологию NetHive для организации хранения данных в центральном офисе распределенной сети. Благодаря этой технологии скорость работы пользователей в центральном офисе и время выполнения процедуры обмена данными с филиалами (наиболее критические места большинства других систем) практически не зависит ни от количества торговых объектов в сети, ни от периода обмена данными с ними.
Помимо обеспечения высокой скорости работы на больших объемах данных, «Айтида: Консолидация данных» открывает уникальные возможности для пользователей. Все они основаны на возможности работы программного продукта одновременно с несколькими базами данных (даже если они находятся на различных серверах):
-
Увеличение скорости обработки данных.
-
Экономия ресурсов на модернизации сервера.
-
Прямое подключение к базам данных удаленных филиалов из центрального офиса, избегая необходимости обмена данными. Возможно, только при наличии достаточного канала связи.
-
Обеспечение простого и удобного доступа к «архивной» части данных. Данные за предыдущие периоды, которые не используется в текущей деятельности.
Основное назначение продукта «Айтида: Консолидации данных» это организация работы центрального офиса распределенной сети.
¶ Центральный офис (склад)
К одному филиалу можно привязать несколько складов.
Один из филиалов объявляется центральным офисом. Все необходимые справочники создаются и настраиваются в центре.
С помощью модуля обмена данных для каждого рабочего филиала в центре настраиваются правила обмена информацией. На основании этих правил в зависимости от выбранного варианта в ручном или автоматическом режиме создается и выгружается файл для удаленного филиала, затем файл передается в удаленный филиал, где загружается в рабочую базу данных.
Программа «Айтида: Модуль обмена данными» использует механизмы обмена, схожие с работой электронной почты. Все документы, переданные из центра в удаленный филиал, попадают в папку «Входящие». Документы необходимо проверить, провести и если есть необходимость переместить в свой рабочий журнал. В свою очередь сотрудники центрального офиса всегда видят и имеют возможность проконтролировать папку «входящие» каждого из филиалов.
В нашем примере справочник «Филиалы» содержит три элемента: центральный склад и два удаленных торговых объекта, далее по тексту
«Центральный склад», «Магазин №1» и «Магазин №2».
Работа с документами, отражающими учет товародвижения по складу, возможна только по собственным складам филиала. Такое разделение позволит отслеживать остатки товаров отдельно по каждому рабочему филиалу.
¶ Общие правила работы с документами
Документы в системе «Айтида Retail» используются для ввода, хранения и отображения информации о совершаемых хозяйственных операциях, которые влекут за собой движение и изменение ресурсов. При помощи документов организуется ввод информации, а также её просмотр и, при необходимости, корректировка. В большинстве своём документы являются электронными аналогами стандартных бумажных документов.
Документы в программе следует заполнять в порядке следования реквизитов. Все документы одного вида имеют одинаковую структуру, т.е. одинаковый набор реквизитов. Структура задаётся при определении вида и назначения документа. Реквизиты документа могут быть числами, строками датами или ссылками на элементы справочников. Все документы имеют обязательные реквизиты, некоторые из них могут быть изменены пользователем. Например: номер документа, дата, валюта, курс и т.д. Некоторые реквизиты создаются автоматически (например, автор документа).
Если пользователь не заполнил какие-либо обязательные реквизиты, программа подставит в них значения по умолчанию. Для номера документа значение по умолчанию – следующий номер по порядку для данного вида документа. Нумерация документов продолжается в зависимости от заданной в параметрах периодичности. После ввода документа в журнале документов создается специальная запись, в которой сохраняется номер документа, его дата и прочие данные, присущие этому типу документов.
Ряд реквизитов могут быть применены только для отмеченного списка спецификации документа. Например: Процент наценки.
Чтобы отметить список в спецификации для дальнейшей обработки необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши в начале диапазона и удерживая клавишу Shift щелкнуть мышью в конце диапазона.
Новые реквизиты для спецификации документа, которые не предусмотрены в типовом решении, можно задать в справочнике «Бизнес функций». (Например, реквизит сертификат)
Окна для работы со всеми документами состоят из панели инструментов, шапки документа и многострочного окна вывода информации (встречаются документы, которые не содержат многострочной спецификации: денежные документы, например).
Отображение отдельных колонок в документе настраиваются в параметрах системы. Если нужно изменить порядок следования колонок, то надо захватить заголовок колонки левой кнопкой мыши и перенести её влево или вправо.
Щелчок левой кнопкой мыши по заголовку колонки, когда курсор примет вид черной стрелки вниз, инициирует сортировку записей в этой колонке.
Щелчок правой кнопкой мыши по заголовку колонки, когда курсор примет вид черной стрелки вниз, инициирует вызов фильтра для ввода искомых значений.
Можно сформировать документ на основании другого документа, скопировать или объединить (загрузить спецификацию) несколько документов в один.
Для группы документов возможны групповые операции проведения и отмены проведения, печать списка документов.
В документ может быть введен только тот товар, у которого создана учетная карточка.
¶ Создание новых учетных карточек
В системе «Айтида Retail» новые учетные карточки товаров можно создавать как в центральном филиале, так и в удаленном подразделении.
Если в удаленном филиале настроен прямой доступ к центральной базе, оператор создает новую карточку и перед ее записью выполняет поиск совпадений реквизитов с существующими товарами. Если такие соответствия не найдены, новый элемент записывается. Карточка товара при этом одновременно создается и в филиале, и в базе данных центрального офисе.
Если нет возможности настроить прямой доступ к центральной базе, карточки передаются при помощи обмена. В этом случае карточка товара, созданная в филиале, является по сути «заявкой» в центр на создание карточки. В зависимости от установленных параметров системы, новые карточки обрабатываются автоматически или ручным способом оператором центрального склада. Обработанные карточки обменом передаются в
удаленный филиал.
¶ Прием товара
Прием товара заключается в оформлении приходной накладной и формировании новых розничных цен на полученные товары. Кроме того, при оформлении документов могут быть напечатаны этикетки и ценники для полученных товаров.
¶ Несоответствие поставки и документов
В процессе приема поставленной продукции менеджер выявляет несоответствие фактически поставленного товара и товара по расходной накладной поставщика, как в количественном, так и в ассортиментном выражении. Отразить выявленные расхождения менеджер склада может, создав рукописные документы «Расходная накладная» и «Акт несоответствия» на недостающий товар, в том случае если поставщик согласен переоформлять свои документы в соответствии с реально поставленным количеством (это касается и накладной, и счета-фактуры).
Если же такой договоренности с поставщиком нет, то следует использовать электронный документ расходной накладной на недопоставленный товар.
¶ Поступление товара на центральный склад от поставщика
При поступлении товара на центральный склад менеджер принимает товар по количеству и качеству, отбирает образцы товаров для занесения данных в электронную накладную.
Если в процессе приемки выявлено несоответствие, в том числе и пересортица по аналогичному товару, менеджер составляет рукописное приложение для оператора, где отражает фактически принятый товар и его количество, для избегания пересортицы при оформлении приходных документов.
Отобранные образцы товаров вместе с оригиналом расходной накладной поставщика и приложениями с необходимыми исправлениями передаются оператору склада, который:
-
Создает в информационной базе торговой системы «Айтида Retail» электронную приходную накладную с видом «Закупка».
-
Вносит товар, его количество и закупочные цены в порядке следования товара в расходной накладной от поставщика.
-
Вносит в приходную накладную другую информацию о документах поставщика (номер счета-фактуры, номер машины, ГТД, срок годности).
-
Сверяет итоговые суммы приходной электронной накладной и расходной накладной поставщика.
В электронную приходную накладную могут быть внесены только товары, имеющие учетные товарные карточки в информационной базе.
Карточка на новый товар может быть создана оператором как заранее, так и в момент поступления товара на центральный склад.
Для учета в приходных накладных реального количества полученного товара в параметрах системы на закладке «Прочее» необходимо включить флаг
«Колонка реальное количество». Реальное количество товара может быть занесено в приходную накладную ручным способом или загружено из ТСД. На разницу реального и фактического количества можно сформировать документ
«Акт пересортицы» или «Возврат поставщику» и распечатать «Акт о расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ».
¶ Заполнение спецификации накладной
Спецификация накладной может быть заполнена различными способами, также допустима любая их комбинация:
-
С использованием сканера штриховых кодов. На приеме товара отбираются образцы товаров, а затем оператор создает электронную накладную, сканируя отобранные образцы товаров.
-
С использованием терминала сбора данных. Менеджер на приеме товара сканирует полученные образцы товаров и вводит их количество в терминал. Удобнее использовать терминалы сбора данных, позволяющие загружать справочник товаров из информационной базы в терминал, что позволяет отследить наличие учетных карточек на товар, остатки и цены поставщика на этапе приемки товара.
-
Ручной ввод кодов/артикулов или штрих-кодов товаров. Ввод выполняется либо путем выбора товара из справочника, либо прямым вводом штрих-кода или кода/артикула товара.
-
Спецификация накладной может быть детализирована по характеристикам товаров.
-
Спецификация может быть скопирована из любого другого документа.
Перечисленные методы подбора товаров могут быть использованы в любом документе системы «Айтида Retail».
¶ Терминалы сбора данных
Система «Айтида Retail» поддерживает работу с различными моделями терминалов сбора данных. Подробнее хотелось бы остановиться на терминалах, которые позволяют не только считывать товар, но могут применяться и для решения учетных задач, таких как инвентаризация и учет движения материальных ценностей. Это терминалы сбора данных, работающие под управлением операционной системы Palm OS и Windows CE и системой
«АТОЛ: Mobile Logistics».
Применяя данные терминалы сбора данных, можно решать следующие задачи:
- Торговля по образцам, подбор заказа.
-
Получение, отпуск, перемещение товаров.
-
Инвентаризация.
-
Контроль соответствия цен поставщиков.
-
Контроль наличия учетных карточек и штриховых кодов товаров.
-
Обмен данными с товароучетной системой.
Использование терминалов сбора данных позволяет избежать скопления тележек с образцами товара в операторском зале, выявить пересортицу на этапе приемки товара, идентифицировать товар со справочником, отследить отсутствие карточек на новый товар, контролировать цены поставщиков и другое.
-
¶ Сроки годности
Для каждой строки номенклатуры, входящей в спецификацию приходной накладной, может быть указан срок годности.
¶ Грузовые таможенные декларации
Остановимся более подробно на порядке заполнения сведений о стране происхождения товара и номере грузовой таможенной декларации (ГТД).
В соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ указанные сведения заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является РФ. Кроме того, согласно тому же п. 5 ст. 169 НК РФ налогоплательщик, перепродающий импортные товары, несет ответственность только за соответствие сведений, указываемых им в счете-фактуре, тем сведениям, которые содержатся в счетах-фактурах и товаросопроводительных документах, полученных им от поставщика.
Таким образом, при реализации на территории РФ товаров, страной происхождения которых не является РФ, сведения о стране происхождения и номере ГТД указываются следующим образом.
Налогоплательщики-импортеры при дальнейшей реализации на территории РФ ввезенных ими товаров при выписке счета-фактуры указывают в нем номер той ГТД, на основании которой ими производилось таможенное оформление реализуемых по счету-фактуре товаров. Если на основании одного счета-фактуры реализуются товары, ввезенные по разным ГТД, то налогоплательщику при заполнении счета-фактуры следует указывать в нем данные обо всех ГТД.
При этом, товары, ввезенные налогоплательщиком по разным декларациям, следует указывать в счете-фактуре отдельными позициями (даже если это товары одного наименования) для того, чтобы можно было однозначно определить, какие именно товары ввозились на основании каких именно деклараций.
Налогоплательщики, перепродающие импортные товары, в счете-фактуре указывают те данные о стране происхождения и ГТД, которые содержатся в счете-фактуре, полученном от поставщика реализуемых товаров. Если налогоплательщик реализует товары, полученные им от разных поставщиков (на основании разных счетов-фактур), то при заполнении счета-фактуры такие товары следует указывать в нем отдельными позициями.
При реализации товаров отечественного производства предприятие-продавец в графе «Страна происхождения товара» делает запись «Россия», а в графе «Номер ГТД» ставит прочерк.
В системе «Айтида Retail» для каждой строки номенклатуры, входящей в спецификацию товаросопроводительных документов товаров, можно указать название страны, из которых импортируется товар и номер ГТД.
В карточке товара запись информации в поле ГТД обновляется при оформлении нового прихода товара.
¶ Учет тары
В торговой организации может быть сосредоточено большое количество тары, под товаром и порожней. Порядок контроля над полным поступлением и правильным принятием к учету тары в основном такой же, что и для товаров. Приемка тары в организации осуществляется на основании счетов-фактур, накладных и других сопроводительных документов. Одновременно с проверкой цен на товары определяется правильность цен на тару. Если количество и качество тары не соответствует сопроводительным документам, то составляется акт в таком же порядке, как и по товарам. По движению тары формируется отчет унифицированной формы ТОРГ-30 «Отчет по таре»
Для учета в системе «Айтида Retail» в справочнике «Товары» вводится карточка с признаком тара.
Тара, принятая к учету на основании товаросопроводительных документов поставщиков, отмечается флагом в колонке «Тара» в приходных и расходных документах. Для учета стоимости тары в общей сумме документа в параметрах системы на закладке «Прочее» необходимо включить флаг «Сумма тары в том числе».
¶ Ценообразование
В системе «Айтида Retail» каждому складу (торговому залу, объекту, магазину-филиалу) можно присвоить свою учетную категорию цены. Каждой категории цены можно применить свой уникальный алгоритм округления рассчитанной цены.
Настройка категорий цен производится в параметрах системы на закладке
«Категории цен». Настройка алгоритмов округления цен производится в справочнике «Алгоритмы округления».
Правило округления для товаров устанавливается у нужной категории цены, также с версии 1.6 доступно у одной категории цены задавать разные правила расчета округления для разных товаров.
У разных складов может быть присвоена одна категория цены, если учетные цены этих складов одинаковые.
Более того, независимо от выбранной учетной категории цены, «Айтида Retail» для каждого склада ведет обязательный дополнительный учет по себестоимости. Это необходимо для получения отчетов в разрезе прибыли любого из складов, а также для формирования Товарного отчета склада по себестоимости.
Учетная цена для склада выбирается в карточке склада.
В системе может быть настроено любое количество категорий цен, но учетная цена склада может быть только одной.
Если есть необходимость с одного склада продавать товар по разным ценам, например: по розничной цене и оптовой, то у склада выбираем учетную цену, по которой будут отчитываться материально ответственные лица. Эта же цена будет загружаться в кассу и весы.
Если же учет на складе ведется по цене, отличающейся от розничной
«продажной» цены, тогда в параметрах системы на закладке « Категории цен» устанавливаем флаг «Основная цена» у цены, которая будет загружаться в кассы и весы.
Основная цена - это цена в системе, которая используется для отображения цен в разных формах и справочниках, так, например в справочнике товаров и карточке товара отображается основная цена (цена
продажи), при печати ценников и этикеток с ценами используется основная цена.
¶ Назначение цен для категории
Для всех заданных категорий цен нужно делать свой документ «Акт переоценки» (конечно, кроме себестоимости). Другим способом назначить цены товаров нельзя.
Если компания ведет активную оптовую торговлю, и многие продажи оформляет документом «Расходная накладная», то для автоматического вставления цен в документ в справочнике «Контрагенты» у покупателей можно задать свой уровень цены (категории цены).
Если цены каждый раз договорные, или объем оптовых продаж не велик, тогда оптовую категорию цены создавать не стоит, и документ «Акт переоценки» делать не нужно, а цены можно задавать непосредственно в документе «Расходная накладная».
¶ Особенности выгрузки в ККМ
При формировании выгрузки данных в ККМ, весы с печатью этикеток – в табличную часть подставляются цены основной категории цены. В процессе выгрузки программа проверяет, какой склад и какая учетная цена привязана к выбранным кассам. В результате в оборудование будут выгружены учетные цены склада, привязанного к кассе, и информация в табличной части выгрузки будет обновлена.
¶ Назначение цен для складов розничных магазинов из центрального склада
Вернемся к рассматриваемому примеру. Для предложенной структуры торговой сети понадобится две категории розничных цен, например, с названием «Розничная цена№1» и «Розничная цена№2».
Для магазина №1 и магазина №2 эти цены будут учетными, также у этих цен будет установлен флаг «Основная цена», и они будут загружаться в кассы и весы.
На центральном складе учет ведется по себестоимости.
¶ Централизованное управление ценами
«Централизованное управление ценами» означает, что установка розничных цен для магазинов будет производиться на центральном складе (офисе). Для этого в нашем случае на основании оформленной электронной приходной накладной на центральном складе нужно создать два документа
«Акт переоценки» по соответствующим категориям розничных цен «Розничная цена№1» и «Розничная цена №2».
Система «Айтида Retail» также поддерживает возможность децентрализованного управления ценами, и смешанный вариант, при котором установкой цен одних категорий товаров занимается офис, других – работники магазина.
¶ Переоценка товара
Документом «Акт переоценки» можно установить розничные цены на вновь поступивший товар, и переоценить уже действующие розничные цены.
В предварительной форме акта переоценки можно установить единый процент наценки для всех товаров или для товаров без установленной наценки в карточке товара, так же установить интервал изменений цен прихода или продажи, затем отметить нужные товары для переоценки и только их перенести в документ. Система выделяет для переоценки розовым цветом товары, у
которых отклонения новой цены от старой выходят за рамки заданного интервала, а также, если интервал не задан, выделяет цветом товары, у которых изменилась закупочная цена.
В штатном режиме работы, документами «Акт переоценки», созданными в периферийной базе магазина, можно изменять только собственные цены (текущего филиала). Документами, созданными в центральной базе, можно изменять цены любого филиала сети. Для более удобной работы и с целью сокращения количества ошибок пользователей при подборе товаров в документ автоматически подставляются закупочные цены и старые розничные цены до переоценки, соответствующие выбранной категории цены в документе.
Документ «Акт переоценки» созданный в центре для удаленного филиала необходимо подтвердить (провести) в рабочей базе удаленного филиала.
Отметим, что для части реквизитов товаров (например, «Наценки по умолчанию») можно установить свое значение для каждого филиала отдельно.
¶ Разграничение ответственности
Можно распределить работу с накладной между разными сотрудниками. Например, оператор склада заполняет спецификацию приходной накладной, вводит количество товара и закупочные цены, записывает документ. Приходный документ создан, но он не влияет ни на остатки товаров, ни на их цены.
Менеджер центрального офиса-склада создает документ «Акт переоценки» и устанавливает розничные цены для магазинов торговой сети и проводит созданные документы.
¶ Взаимодействие центрального склада и розничных магазинов
После установки розничных цен оператором центрального склада создается документ «Внутреннее перемещение», который оформляет перемещения товаров с одного склада на другой склад. В этом случае реквизиты «Склада-отправителя» и «Склада-получателя» являются обязательными для заполнения.
Документ «Внутреннее перемещение», созданный в центре для удаленного филиала необходимо обработать и провести в рабочей базе удаленного филиала.
Так как документ «Внутреннее перемещение», передающий товар между различными филиалами, не может сразу списывать товар с одного склада и приходовать на другой. в системе предусмотрена возможность записи прихода документа «Внутреннее перемещения» в удаленной базе. Для этого нужно на закладке «Дополнительные реквизиты» установить флаг «Приход», дату и время прихода и нажать кнопку «Записать», затем провести документ.
Документ «Внутреннее перемещение» запишется по действующим ценам удаленного филиала. Если необходимо изменить розничные цены, то изначально нужно создать документ «Акт переоценки» в центре или в удаленном филиале.
Если в документе «Внутреннее перемещение» на закладке
«Дополнительные реквизиты» установить галочку «Не рассчитывать цену»,
себестоимость отправителя не будет участвовать в расчетах, себестоимость склада получателя пересчитывается с учетом цены документа.
При установленной галочке «Сторнировать расход» на складе получателя товар не приходуется, а регистрируется в расход с минусом, себестоимость склада получателя в данном случае не изменяется.
Если установлена галочка «Приходовать по себестоимости отправителя» себестоимость склада получателя рассчитывается с учетом себестоимости склада отправителя, не учитывая цену документа «Внутреннее перемещение».
¶ Взаимодействие розничного магазина №1 и розничного магазина №2
При перемещении товаров по схеме Магазин №1 в Магазин №2 документ
«Внутреннее перемещение» создается в Магазине №1, и обрабатывается в Магазине №2.
Обмен данными между удаленными филиалами в зависимости от настроек правил обмена может быть произведен через центральный филиал или напрямую между удаленными филиалами.
¶ Товары в пути
Для учета товаров в пути используется склад «Транзит» - виртуальный склад, на котором числятся товары до момента записи прихода документа
«Внутреннее перемещение» удаленным филиалом (магазином). Этот виртуальный склад принадлежит филиалу отправителю.
¶ Продажа товара покупателю с центрального склада
Отпуск товара со склада при его продаже сопровождается оформлением документов «Расходная накладная» и «Счет-фактура».
Менеджер центрального склада подготавливает товар для продажи покупателю.
Оператор центрального склада:
-
Создает в системе «Айтида Retail» электронную расходную накладную с видом «Продажа».
-
Вносит товар, его количество и продажные цены товара для покупателя.
-
Оформляет документ «Счет-фактура» на основании созданной расходной накладной
Менеджер центрального склада:
-
Передает документы «Счет-фактура» и «Расходная накладная» покупателю с отгрузкой товара.
¶ Возврат товара поставщику
Возврат товара поставщику сопровождается оформлением документа
«Возврат поставщику».
Менеджер центрального склада подготавливает товар для возврата поставщику.
Оператор центрального склада:
-
Создает в информационной базе торговой системы «Айтида Retail» электронную накладную «Возврат поставщику».
-
Вносит товар, его количество. Текущую себестоимость система подставит автоматически, при необходимости можно выбрать в колонке «Выбор цены» закупочные цены конкретной приходной накладной.
Если выбранный товар не поступал от данного поставщика, система сообщит: Товар не поставлялся от выбранного поставщика.Не стоит оформлять расходный документ заранее - поставщик может отказаться принять товар или принять его частично.
¶ Заказ товара, алгоритмы расчета потребности
В системе «Айтида Retail» можно оформить заказ в базе центра на поставку товаров для любого из филиалов. В удаленной (периферийной) базе можно создать заказ только на текущий филиал.
Документ «Заказ на поставку» может быть сформирован на основании выбранного метода расчета.
В системе «Айтида Retail» по умолчанию настроено несколько методов расчета потребности в заказе товаров, также администратор системы имеет возможность создавать свои алгоритмы расчета.
Методы расчета заказа товаров:
- По заказам от удаленных филиалов в центре. Рассчитывается общее количество заказанных товаров от филиалов и автоматически распределяется по документам «Заказы поставщикам» (поставщик учитывается из карточки товара, а если поле не заполнено - из последнего прихода товара).
-
По минимальному остатку. Рассчитывается по минимальному остатку, который устанавливается в карточке товара (в каждом филиале может быть свое значение).
-
По продажам за период. Используется для расчета заказа по товарам с коротким периодом продаж: маркетинговые акции, новый товар и т. д.
-
По средним продажам. В расчет берутся средние продажи, которые высчитываются отношением количества продаж за период к количеству дней в периоде (учитываются дни только с положительным остатком на складе).
-
По средним продажам и минимальному остатку. К средним продажам прибавляется минимальный остаток.
-
По нулевым текущим остаткам. Заказ формируется по минимальным остаткам, для товаров, имеющих нулевые остатки на складе (если минимальное значение не установлено, система добавляет одну единицу товара в список заказа).
Дефицит товара рассчитывается по следующему алгоритму: Текущий остаток – Значение, полученное выбранным методом расчета заказа + Ожидаемые поставки - Приходы по заказам.
Заказ поставщику оформляется документами «Заказ поставщику» автоматически из документа «Заказ на поставку».
-
Документ «Заказ на поставку» может быть создан в центре, «от имени» одного или нескольких филиалов, так же сформирован в магазине, как заявка на поставку товаров центральному складу.
В удаленном филиале заказ оформляется только от текущего магазина.
¶ Формирование документа «Заказ на поставку» в филиале
Пожелания магазина относительно будущих поставок товара можно отразить в документе «Заказ на поставку».
Заказ на поставку формируется автоматически по выбранному методу расчета на документ в целом, также можно рассчитать заказ, используя несколько методов. Для этого у товаров устанавливается группа ресурсов, имеющая определенный метод расчета заказа. В этом случае заказ сформируется в соответствие с установленными методами в группах ресурсах.
На закладке «Дополнительные реквизиты» необходимо указать дату и время ожидаемой поставки, и срок окончания действия заказа.
На закладке «Расширенные реквизиты» рассчитанное количество заказа можно изменить на введенный процент, округлить до количества в упаковках, значение которого введенного в карточке товара.
Документ может быть создан для заказа товара на центральный склад торговой сети или напрямую поставщику. Заказ на центральный склад передается с помощью модуля обмена данными. Для заказа товаров напрямую поставщикам необходимо автоматически создать документы «Заказ поставщику».
Сформированные заказы можно отправить поставщикам по электронной почте, предварительно сохранив его в формате Excel.
¶ Формирование документа «Заказ на поставку» в центре
Менеджер по закупкам или категорийный менеджер создает в информационной базе центра документ «Заказ на поставку» и указывает необходимый перечень филиалов. Заполнение документа товарами и требуемым количеством происходит автоматически, исходя из указанного метода расчета потребностей.
Автоматически рассчитанные данные можно изменить вручную – добавить или удалить те или иные позиции товаров. Изменение количества производится в специализированной форме данного документа, которая позволяет распределить товар между подразделениями, а также видеть итоговые суммы по текущим заказам.
После того, как работа с документом «Заказ на поставку» завершена, менеджер по закупкам автоматически формирует заказы поставщикам.
Сформированные заказы можно отправить поставщикам по электронной почте, предварительно сохранив его в формате Excel.
¶ Рекомендуемые правила работы с заказами:
Обычно весь ассортимент товаров разбивается между менеджерами по группам товаров (категориям). Один категорийный менеджер может вести закупки товаров из одной или нескольких товарных групп.
Для удобства работы товары объединяются в группы ресурсов по менеджерам, методу заказа или другим удобным для работы свойствам.
Для контроля складских запасов менеджер использует отчет из группы
«Анализ ассортимента» «Остатки товаров», который позволяет получить информацию о товарах, для которых текущий остаток выходит за установленные границы. А также используется отчет «Продажи товаров» из группы «Анализ продаж», который позволяет получить информацию о проданном количестве и текущих остатках товара.
Последовательность работы с заказами следующая:
- Создаем заказ на поставку (вручную или автоматически).
- Формируем заказы поставщикам
- Отправляем заказ поставщику с помощью электронной почты.
- Формируем приходные накладные на основании заказов поставщику.
¶ «Заказ на поставку» или «Автозаказ»
Система «Айтида Retail» позволяет заказывать товар, используя лишь специальные отчеты, не применяя документы группы «Заказ», но при большом товарообороте качественная обработка информации невыполнима даже для опытного товароведа. Да и зачем тратить время и силы, когда программа посчитает все за вас, исключая так дорого стоящий человеческий фактор.
Кроме того, если заказывать товар, опираясь на данные отчетов, не оформляя эту операцию документами, невозможно будет получить статистику по уровню сервиса поставщика: насколько та или иная компания соответствует требованиям нашего торгового предприятия?
С первого взгляда может показаться, что низкая цена и условия оплаты — это самые важные факторы при выборе поставщиков товаров. Тем не менее, нельзя не принимать во внимание качество работы поставщика - соответствие поставки заказу, соответствие допустимому проценту брака, количество несоответствий поставки сопроводительным документам и другие. Иначе может получиться так, что однажды покупатель не обнаружит в нашем магазине своего любимого йогурта.
Для небольших магазинов можно использовать отчет «Автозаказ» без оформления документов на поставку заказа. В отчете формируется заказ по всем вышеперечисленным методам расчета, но только без учета движений документов заказа на поставку.
¶ Поступление товара от поставщика на склад розничного магазина сети
При поступлении машины с товаром напрямую на склад Магазина №1 материально ответственное лицо (далее менеджер магазина) принимает
товар по количеству и качеству, отбирает образцы товаров, для занесения данных в электронную накладную.
Если в процессе приемки выявлено несоответствие, в том числе и пересортица по аналогичному товару, менеджер магазина составляет рукописное приложение для оператора магазина, где отражает фактически принятый товар и его количество.
Отобранные образцы товаров вместе с оригиналом расходной накладной поставщика и приложениями с необходимыми исправлениями передаются оператору магазина, который:
- Создает в информационной базе торговой системы «Айтида Retail» электронную приходную накладную с видом «Закупка».
- Вносит товар, его количество и закупочные цены в порядке следования товара в расходной накладной от поставщика.
- Вносит в приходную накладную другую информацию о документах поставщика (номер счета-фактуры, ГТД, срок годности).
- Сверяет итоговые суммы приходной электронной накладной и расходной накладной поставщика.
-
Записывает накладную.
В электронную приходную накладную внесены, могут быть товары, имеющие учетные товарные карточки в информационной базе.
Если на часть товара своевременно не созданы новые карточки, то товар приходуется частично, то есть в накладную не вводится товар, на который нет учетных карточек.
В поле основания приходной накладной оператором магазина отмечается, что приходная накладная оформлена не полностью.
Для того чтобы избежать потери информации, старайтесь не затягивать до-оформление приходов.
До-оформление приходов оформляется дополнительной приходной накладной, в основание которой указывается информация по основному приходу. При работе локального (одиночного) магазина можно создавать новые карточки товаров в процессе оформления приходного документа.
-
- Сверяет итоговые суммы приходной электронной накладной и расходной накладной поставщика.
- Вносит в приходную накладную другую информацию о документах поставщика (номер счета-фактуры, ГТД, срок годности).
- Вносит товар, его количество и закупочные цены в порядке следования товара в расходной накладной от поставщика.
¶ Управление розничными ценами в магазине
На основании приходной накладной менеджер магазина создает документ
«Акт переоценки». В котором:
-
Устанавливает категорию розничной цены «Розничная цена№1».
-
Определяет наценку на товар относительно закупочных цен или старых розничных цен.
-
Выполняет установку цен.
-
Проводит документы «Акт переоценки» и «Приходную накладную».
По окончанию работы с документами оператор магазина распечатывает ценники и, если это требуется, этикетки со штрихкодами, загружает кассы и весы с информацией о товаре из приходной накладной или из журнала документов.
¶ Переоценка товара
¶ Переоценка в течение дня
Данный раздел посвящен проблеме, связанной с переоценкой в течение дня (особенно в магазинах с круглосуточным режимом работы). Сумма переоценки, которая должна попасть в товарный отчет, вычисляется очень просто: изменение цены* остаток товара на складе.
Изменение цены устанавливается менеджером торгового предприятия, а где брать количество товара? Из работающего торгового зала товар не вынесешь, чтобы пересчитать, да и в корзинах покупателей он может быть. Возникает вопрос: что делать?
В системе «Айтида Retail» проблема решена следующим образом:
Если переоценка проводится в течение дня, то менеджер создает документ
«Акт переоценки» и переоценивает весь остаток товара по базе на момент ввода документа и получает некоторую «лишнюю» сумму переоценки.
В конце рабочей смены менеджер снимает информацию о продажах с ККМ и получает информацию о количестве проданных товарах по разным ценам.
Во время снятия Отчета ККМ система «Айтида Retail» автоматически формирует документ корректировки (сторнирования) лишней переоценки. Эта сумма может быть подтверждена соответствующей печатной формой, и отражается в товарном отчете отдельной строкой.
В итоге мы получаем переоценку на фактический остаток.
Во избежание конфликтных ситуаций с покупателем из-за несоответствия информации на ценнике, и информации о цене товара в ККМ, советуем проводить переоценку по следующим правилам:
¶ Рекомендуемые правила проведения переоценки
- Менеджер оформляет документ «Акт переоценки».
- Распечатывает и передает ценники и, если это необходимо, этикетки со штрихкодами для замены их в торговом зале ответственному лицу.
- Загружает весы новой информацией о весовом товаре.
- Загружает цены в ККМ только после того, как получит информацию о перемаркировке товара и размещение новых ценников в торговом зале.
¶ Уценка части товара от поступившей партии
Оформить переоценку части товара от поступившей партии можно документами «Акт пересортицы» и «Акт переоценки».
Создаем новую учетную карточку на некондиционный товар, или можно создать дополнительный разрез учета основной карточки.
В документе «Акт пересортица» списываем количество товара для переоценки и приходуем это же количество на созданную карточку или разрез некондиционного товара.
Формируем документ «Акт переоценки» на основании документа «Акт пересортица» и устанавливает цены на некондиционный товар.
Уцененную часть товара нужно промаркировать новым штрихкодом, который можно создать в системе «Айтида Retail».
Выгружаем информацию о некондиционном товаре в кассы и весы.
¶ Ценники
В стандартную поставку входит несколько печатных форм ценников. Пользователи могут сами выбрать наиболее подходящие ценники и подключить их к соответствующим товарам.
Новые формы ценником могут быть созданы администратором системы
«Айтида Retail».
¶ Вынос товара в торговый зал
В торговый зал может быть вынесен товар, на который созданы приходные документы, распечатаны ценники и этикетки со штрих-кодом для маркировки.
Продавец выкладывает вновь поступивший товар в торговый зал только при наличии оформленных в программе приходного документа и ценников.
Продавец проверяет на соответствие наличие поступившего товара.
Рекомендуем требовать от продавца фиксировать время начала и окончания выкладки товара на накладной.
Данная фиксированная информация поможет выявить ошибки маркировки, выкладки и другие нарушения, именно того продавца, который их допустил.
Товар, на который еще не оформлены приходные документы, выносить в торговый зал нельзя. Если товар поступал раньше в магазин и информация о нем есть в кассовой программе, то с новым приходом данного товара могут быть другие закупочные цены и соответственно розничная цена на этот товар
может быть отличной от цены, которая хранится в кассе. Вследствие этого может быть потеряна прибыль. Также существует опасность того, что проданный, но не оприходованный товар при снятии отчетов кассовых смен отразится в превышениях.
Для товара поступающего ежедневно в течение всей рабочей смены, на который не меняется цена поступления (например: хлеб, молоко) можно сделать исключения, только приходная накладная на данный товар должна быть оформлена раньше по времени оформления документа «Отчет кассовой смены».
Данная предлагаемая технология поможет избежать несоответствия фактических остатков товаров в торговом зале данным оперативного учета.
¶ Взаимодействие с кассами
Торговая система «Айтида Retail» взаимодействует не с кассовыми аппаратами напрямую, а с кассовой программой, работающей на кассовых POS-терминалах.
Взаимодействие с кассами заключается в периодической загрузке в кассовую программу справочников (в первую очередь списка товаров с ценами и штрих-кодами) и принятия из нее оперативных данных о продажах и данных о результатах торговли по закрытию смены.
Взаимодействие с кассами осуществляет через специальную обработку, которая может быть вызвана из системы «Айтида Retail».
Возможны два режима загрузки справочников в кассовую программу:
«полная загрузка», при которой полностью обновляются справочники в кассе, и
«загрузка изменений», т. е. загрузка только той информации, которая изменилась с момента последней загрузки.
Обмен данными с кассами происходит по команде оператора.
После оформления документов и загрузки информации в кассы товар рекомендуется идентифицировать с помощью сканера на кассе.
¶ Оформление возвратов покупателей
Под возвратами покупателей подразумевается возврат товара, переданного покупателем возвращенный в связи с обнаружением брака и с выплатой денежных сумм за данный товар, ошибочно пробитый через ККМ товар.
¶ Рекомендуемые правила оформления возвратов покупателя:
-
Возврат денежных сумм покупателям и оформление ошибочно пробитых сумм осуществляется в присутствии двух материально ответственных лиц.
-
Денежные суммы возвращаются на основании письменного заявления от покупателя, о возврате денежных сумм за некачественный товар или ошибочно выбитый товара.
-
По ошибочно выбитым суммам кассир составляет объяснительную записку.
-
На сумму возврата оформляется акт возврата регламентированной формы.
-
В системе Айтида Retail операция оформляется, документом
«Возврат от покупателя» на основании актов возвратов.
Товар по актам возвратов покупателей, не подлежащий реализации, по решению менеджера списывается.
Списание оформляется электронным документом «Списание ТМЦ».
Если товар возвращен покупателем в день его покупки, то возврат можно оформить в кассовой программе. В системе «Айтида Retail» этот возврат будет отражен в документе «Кассовая смена» с типом «Возврат».
¶ Инкассация денежных средств
Организации, предприятия, учреждения независимо от организационно - правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.
Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях.
Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.
Инкассация денежной наличности и других ценностей из филиалов, операционных касс вне кассового узла кредитной организации осуществляется на основании препроводительных ведомостей в вышеизложенном порядке.
Комплект сопроводительных документов к инкассаторской сумке оформляется кассиром организации в трех экземплярах. Экземпляр № 1 - препроводительная ведомость к сумке с денежной наличностью вкладывается в инкассаторскую сумку и используется в кассе пересчета при приеме денег, вложенных в нее. Экземпляр № 2 - накладная к сумке с денежной наличностью выдается на руки инкассатору-сборщику и служит документом для сдачи инкассаторских сумок в кассу и оформления журнала учета принятых сумок. Экземпляр № 3 - копия препроводительной ведомости к сумке с денежной наличностью остается у кассира организации.
Срок хранения документа - 1 год.
Препроводительная ведомость составляется заведующим кассой филиала, кассовым работником операционной кассы вне кассового узла. Первый экземпляр описи вкладывается в сумку с ценностями. Второй экземпляр описи остается в филиале, операционной кассе вне кассового узла, третий экземпляр описи передается инкассаторам.
Оформление препроводительной ведомости, прием денежной наличности и других ценностей инкассаторами в филиале, операционной кассе вне кассового узла производятся в порядке, предусмотренном в ПОЛОЖЕНИЕ о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации.
Выдача денег или ценностей инкассаторам в филиале осуществляется под расписку старшего бригады инкассаторов в расходном ордере.
Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня сумки с денежной наличностью и другими ценностями сдаются заведующему кассой. На сумму доставленных денег или ценностей оформляется приходный ордер.
Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные в кредитную организацию по окончании операционного дня, сдаются в вечернюю кассу или, при ее отсутствии, хранятся под ответственностью инкассаторов.
В системе «Айтида Retail» оформить инкассацию и распечатать препроводительную ведомость и в вышеизложенном порядке возможно с помощью документа «Инкассация».
¶ Объявление на взнос наличными
Организация должна вносить денежную наличность в кассу только на свой банковский счет, открытый в этой кредитной организации.
Операции по приему наличных денег от клиентов осуществляются в кредитной организации на основании приходных кассовых документов -
объявлений на взнос наличными, представляющих собой комплект документов, состоящий из объявления, квитанции и ордера.
Приходный кассовый документ составляется клиентом или бухгалтерским работником кредитной организации (банка).
Объявление остается в кассе, квитанция отдается на руки вносителю наличных средств, а ордер со штампом операциониста подкалывается к выписке для последующей выдачи владельцу расчетного счета.
Никаких помарок и исправлений в объявлении на взнос наличными не допускается. В противном случае оно не принимается банком и должно быть переделано.
Фрагмент Положения «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации..» 24 апреля 2008 г. N 318-П
Операции по приему наличных денег от клиентов осуществляются в кредитной организации, ВСП на основании приходных кассовых документов - объявлений на взнос наличными, представляющих собой комплект документов, состоящий из объявления, квитанции и ордера.
В системе «Айтида Retail» распечатать объявление на взнос наличными
возможно из документов «Инкассация», «Расходный кассовый ордер».
¶ Получение оперативной информации о продажах в течение дня
В системе «Айтида Retail» при помощи обработки «Оперативная информация по кассам» (пункт меню «Оперативная сводка») можно получить оперативную информацию об остатках товаров без изменения фактических остатков в информационной базе.
Оперативную информацию об остатках товара можно получить только в тех магазинах, где установлена кассовая программа. Для этого менеджер магазина при помощи обработки «Оперативная информация по ККМ» запрашивает информацию о продажах товаров с ККМ.
В случае обмена данными с POS системами, установленными на удаленных торговых точках, так же можно получить «оперативную сводку». Для этого необходимо чтобы и центральный офис и удаленная точка имели постоянный доступ в интернет, пусть даже не высокой скорости (GPRS).
Система «Айтида Retail» обрабатывает данные, поступившие от POS системы, и в результате показывает фактическое наличие остатков в магазине, не изменяя их в учетной базе данных. В «оперативной сводке» доступны фильтры: «Список складов» и «Список товаров». Они позволяют гибко отсеивать лишнюю информацию при создании оперативной сводки.
Для изменения остатков товаров в базе данных необходимо снять отчет кассовых смен по всем ККМ.
Оперативная информация о продажах товара необходима в тех случаях, когда нужно, например, сделать срочный заказ товара поставщику или провести контрольную частичную инвентаризацию.
¶ Комплектация товарных наборов и выпуск блюд.
Для создания комплекта в карточке товара на закладке «Цены и дополнительная информация» необходимо установить флаг «Может быть собран», тогда станут активными кнопка «Ввод состава комплекта» и флаги
«Собирать автоматически», «Может быть разобран».
Для «стандартных» комплектов, например подарочных наборов, предполагается предварительное оформление сборки комплекта документом
«Наряд на сборку».
Не все комплекты и наборы можно скомплектовать заранее. Флаг
«Собирать автоматически» отмечает комплекты, которые собираются без предварительных нарядов на сборку в момент продажи (например, развесное мороженое и вафельный стаканчик).
Если комплект не подлежит разукомплектации необходимо использовать флаг «Может быть разобран» и настроить контроль наличия данного флага в точке зрения.
Кнопка «Ввод состава комплекта» открывает одноименное окно для ввода составляющих.
У каждого составляющего комплекта можно задать свой список альтернативных замен (аналогов).
Данный функционал может быть использован для создания блюд в производстве собственной продукции, подарочных наборов и других комплектаций.
¶ Производство в версии Минимаркет
В системе «Айтида Retail:Минимаркет» изготовление собственных продуктов оформляется при помощи документа «Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Сборка», в котором описываются ингредиенты, входящие в состав блюда в количестве, требуемом для изготовления одного собственного продукта.Для замены основного ингредиента на его аналог необходимо в документе «Выпуск и комплектация» вызвать окно «ввод комплектации», выделить основной ингредиент и выбрать необходимую замену из предлагаемого списка. Список аналогов формируется для каждого ингредиента в карточке товара на закладке «Цены и дополнительная информация», «Альтернативные замены».
Процесс разделки мясных туш оформляется при помощи документа
«Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Разборка». В этом случае, в качестве готовой продукции указывается несколько товаров (вырезка, грудинка, печень и т. д.), то есть списывается количество мясной туши для разделки и приходуется состав готовой продукции, получаемый при разделке мясной туши. Для учета используется учетная карточка товара с признаком
«Может быть собран».
¶ Рекомендуемые правила учета производства:
-
Создаем учетную карточку на блюдо и устанавливаем флаг
«Может быть собран».
-
Вводим список составляющих блюда, себестоимость будет рассчитана в печатной форме «Калькуляционная карточка».
-
Создаем документ «Акт переоценки» и устанавливаем розничную цену на блюдо.
-
Создаем документ «Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Сборка», который списывает компоненты блюда со склада списания и приходует на склад прихода.
¶ Производство в версии Супермаркет
В системе «Айтида Retail: Супермаркет» изготовление собственных продуктов оформляется при помощи документа «Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Сборка», в котором описываются ингредиенты, входящие в состав блюда в количестве, требуемом для изготовления одного собственного продукта.
Для каждого блюда или продукта формируется своя номенклатурная карточка. По каждой карточке ведется товарный учет. Для каждого блюда необходимо предварительно создать документ «Калькуляция», в который вводится состав ингредиентов (полуфабрикатов), уровень вложенности не ограничен.
Калькуляцию можно составить из расчета стоимости сырья на n-
количество блюд или одно блюдо.
В документе «Калькуляция» можно заполнить параметры ТТК. Система автоматически определит энергетическую ценность пищи (калорийность), умножая количество введенных в одноименные поля белков, жиров и углеводов блюда на соответствующий коэффициент энергетической ценности, равный для белков и углеводов 4,0 ккал/г 1, жиров — 9,0 ккал/г 1. Данные суммируются.
Параметры ТТК могут быть изменены или настроены под конкретную задачу администратором системы в справочнике параметров, который доступен только с NFR ключом в конфигурации «Конфигурирование», пункт меню
«Сервис», «Настройка системы».
Метод расчета себестоимости входящих в состав блюда ингредиентов устанавливается в документе «Калькуляции» на закладке «Основные реквизиты». Если выбрана операция «Сборка», расчет себестоимости устанавливается в поле «Расчет себестоимости» для всего состава ингредиентов в целом, если операция «Разборка», расчет выбирается для каждого полуфабриката в колонке «Вычисление себестоимости».
Рассчитать себестоимость сырьевого набора и продукции за основную единицу измерения с учетом установленных параметров можно на закладке
«Дополнительные реквизиты».
Исчисляется стоимость сырьевого набора блюда (порции) путем умножения количества сырья каждого ингредиента на его себестоимость и суммирования полученного результата. Себестоимость единицы продукции рассчитывается делением себестоимости сырьевого набора блюд на количество блюд.
Цена продажи блюда или продукта устанавливается в документе «Акт переоценки».
В системе «Айтида Retail: Супермаркет» предусмотрено оформление документа «План-меню», который предназначен для предварительного планирования производства продукции на день, из него можно выполнить выгрузку в оборудование, создать на основании документ «Выпуск и комплектация», а также распечатать отчеты по недостающим ингредиентам, раскладкам и другие печатные формы. План-меню не влияет на регистры.
В документе «Выпуск и комплектация» можно заменить состав ингредиентов по выбранной калькуляции на ранее введенные в карточке товара альтернативные замены или выбрать другую калькуляцию.
Система «Айтида Retail: Супермаркет» хранит историю изменения калькуляционных карт. Также можно заранее спланировать изменение в составе блюда или продукта с учетом периода, сезона.
Система «Айтида Retail: Супермаркет» позволяет формировать печатные формы документов, характерные для предприятий общепита, типовые формы и документы строгой отчетности.
Процесс разделки мясных туш оформляется при помощи документа
«Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Разборка». В этом случае, в качестве готовой продукции указывается несколько товаров (вырезка, грудинка, печень и т.д.), то есть списывается количество мясной туши для разделки и приходуется состав полуфабрикатов, получаемых при разделке мясной туши.
Расчет себестоимости полуфабрикатов можно произвести несколькими способами:
- Использовать текущую себестоимость.
- Пропорционально цене реализации.
- Использовать введенный коэффициент.
- Указать в ручную.
¶ Рекомендуемые правила учета производства:
-
Создаем учетную карточку на блюдо.
-
Создаем документ «Калькуляция», вводим список составляющих блюда, себестоимость будет рассчитана в печатной форме
«Калькуляционная карточка».
-
Создаем документ «План-меню» с выбранной операцией
«Сборка».
-
Вводим на основании сформированного Плана-меню документ
«Выпуск и комплектация», который списывает компоненты блюда со склада списания и приходует на склад прихода.
-
На основании документа «Выпуск и комплектация» создаем документ «Акт переоценки» и устанавливаем розничную цену на блюдо.
В системе «Айтида Retail» в карточке товара на закладке «Цены и дополнительная информация» можно прописать код принтера чеков и выгрузить информацию в кассовую программу для печати чеков в местах производства блюд. Код принтера чеков должен соответствовать настроенному коду в программах «АТОЛ: Рабочее место кассира» или «Frontol».
¶ Организация Бизнес-ланчей
Бизнес-ланч — это комплексный обед деловых людей, когда можно за доступную цену быстро и вкусно поесть. Обычно он состоит из салата, супа, горячего, гарнира и безалкогольного напитка.
В системе «Айтида Retail» учет Бизнес-ланчей может быть организован по следующим правилам:
- Составляем меню для Бизнес-ланча.
- В справочнике «Характеристики» создаем карточки характеристик со значениями, название которых соответствует наименованию блюд входящих в меню Бизнес-ланча.
- В справочнике «Группы ресурсов» создаем группу и добавляем в нее созданные характеристики для Бизнес-ланча.
- В справочнике «Товары» создаем карточку для учета Бизнес-ланча. На закладке «Основные реквизиты» в поле «Группа товара» выбираем группу ресурсов и на закладке «Цены и дополнительная информация» формируем все допустимые комбинации характеристик.
- Для каждой Комбинации характеристик на закладке «Цены и дополнительная информация» создаем комплектацию, в состав которой подбираем учетные карточки одноименных блюд данного Бизнес-ланча. (Для подобранных блюд, должна быть составлена калькуляция).
-
Для всех созданных Комбинаций характеристик в документе
«Акт переоценки» устанавливаем цену продажи и выгружаем информацию из документа в кассу.
-
В кассовом модуле АТОЛ настраиваем визуальный подбор разрезов. Осуществляем продажу и загружаем данные в систему
«Айтида Retail».
Для автоматического формирования документа «Выпуск и комплектация» в момент списания продаж блюд в карточках Комбинаций характеристик на закладке «Цены и дополнительная информация» необходимо установить флаги
«Может быть собран», «Собирать автоматически», «Всегда» или «Если нет на складе» в зависимости от принятого документооборота на предприятии.
¶ Подарочные наборы
Система «Айтида Retail» поддерживает операции сборки и разборки комплектов (подарочных наборов).
¶ Рекомендуемые правила комплектации подарочных наборов:
-
Создаем учетную карточку подарочного набора и устанавливаем флаги «Может быть собран» и «Может быть разобран».
-
Создаем документ «Акт переоценки» и устанавливаем розничную цену на подарочный набор.
-
Создаем документ «Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Сборка», который списывает компоненты подарочного набора со склада списания и приходует на склад прихода.
-
Формируем штрих-код для подарочного набора.
Напомним, что система поддерживает автоматическую комплектацию по реализации. Для этого в учетной карточке набора на закладке «Цены и дополнительная информация» необходимо установить флаги «Может быть собран», «Собирать автоматически», и тогда не нужно создавать документ
«Выпуск и комплектация», система автоматически спишет комплектующие при продаже наборов.
¶ Проведение акций
Система «Айтида Retail» поддерживает операции по формированию товарных наборов к акциям, в которых цена состава не соответствует сумме стоимостей отдельно взятых составляющих набора.
¶ Рекомендуемые правила комплектации товарных наборов (Акция:
три позиции товара по цене двух):
-
Создаем учетную карточку товарного набора, в состав которого входят комплектующие (три позиции товара).
-
Создаем документ «Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Сборка».
-
Создаем документ «Акт переоценки», устанавливаем розничную цену на комплект (цена = сумма стоимости двух позиций товара).
-
Формируем штрих-код для товарного набора.
-
Собираем и маркируем наборы.
-
По окончании акции производим разкомплектацию наборов товара и создаем документ «Выпуск и комплектация» с выбранной операцией «Разборка».
-
В основании документа «Выпуск и комплектация» отражаем название акции и время проведения.
В документе «Акт переоценки» возможно установить признак «Акция» и срок окончания акции, при последующем изменении цены на товар
участвующей в акции, система выдаст предупреждение о том, что данный товар участвует в акции.
Изменения продаж в период акции и после нее можно проанализировать в отчете «Анализ маркетинговых акций».
¶ Учет услуг
Для учета оказываемых или получаемых услуг необходимо создать карточки в справочнике «Работ и услуг». Цена услуги устанавливается в самой учетной карточке.
Учет получаемых услуг оформляется документами «Акт сдачи/приемки услуг входящий» или «Приходная накладная».
Для того чтобы стоимость получаемой услуги включить в стоимость поставляемых с ней товаров, в документе «Приходная накладная» на закладке
«Дополнительные реквизиты» устанавливаем флаг «Распределить стоимость услуг по тмц» и тогда в документе «Акт переоценки» закупочные цены товаров сформируются с учетом стоимости услуги пропорционально стоимости товаров.
Реализации услуг оформляется документами «Расходная накладная»,
«Акт сдачи/приемки услуг исходящий» или «Кассовая смена».
Для продажи через ККМ, информацию об услугах необходимо загрузить в кассовую программу при помощи обработки «Обмен данными с оборудованием».
В товарном отчете сумма проданных услуг не отражается.
Отгрузку, поступление и оплату выполненных работ и оказанных услуг по каждому контрагенту можно посмотреть в отчете «Акт сверки взаиморасчетов».
Если возникает необходимость не учитывать стоимость услуг в общей сумме приходной накладной, например, когда поставщик товаров и транспортная компания это разные фирмы и по ним ведется раздельный учет взаиморасчетов, тогда в приходной накладной на закладке «Дополнительные реквизиты» необходимо установить флаг «Не учитывать стоимость услуг в сумме документа». На основании приходной накладной, на стоимость услуг, можно создать документ «Акт услуг входящий».
¶ Корректировка остатков
Система «Айтида Retail» поддерживает операции по корректировки остатков товаров.
Необходимость корректировки остатков может возникнуть в следующих случаях:
- Если при оформлении возврата поставщику не хватает товарного остатка в информационной базе, а фактически товар есть в наличии.
- Товар до оформления приходных документов вынесли в торговый зал, и он прошел превышениями, затем товар оприходовали. Оформить приход товара необходимо, даже если этот товар продан.
- Анализируя превышения ККМ, было установлено, с каким товаром произошла пересортица при продаже.
- Устранение расхождений между реальными остатками товаров и остатками, числящимися в информационной базе в межинвентаризационный период.
- Операция корректировки пересортицы товаров может быть оформлена документом «Акт пересортицы».
В документе «Акт пересортицы» в поле «списываемый товар» отражаем товар, по которому выявлена пересортица и его нет на остатке в
информационной базе, а в поле приходуемый товар отражаем товар, который фактически есть на остатке в магазине, но нет на остатке в информационной базе.
Например: на остатках в информационной базе числится хлеб ржаной, фактически в магазине его нет на остатках, но есть батоны, нарезные в том же количестве. У хлеба и батона одинаковая розничная цена и кассир при продаже допустила пересортицу, зарегистрировав батоны и хлеб продажами одного хлеба. При снятии отчетов кассовых смен были оприходованы превышения по батонам.
Менеджер, выясняя причину появления превышений, обнаружил пересортицу по хлебу и отрегулировал остатки при помощи документа «Акт пересортицы», в котором списал остатки по хлебу ржаному и оприходовал батоны нарезные в равном количестве.
В Товарном отчете данный документ отразится двумя строчками - в приходной и расходной части.
Расхождения можно так же отрегулировать при помощи документа
«Инвентаризация» с отмеченным флажком «Частичная инвентаризация».
Флажок «Частичная инвентаризация» отмечается в случае, если инвентаризация проводится по отдельным позициям товаров на выбранном складе.
Корректировку документов в прошедшем времени рекомендуем не допускать, так как это приведет к утрате актуальности данных, но если подобная корректировка допущена, следует перепровести последующие документы.
Погрешности и допущения в оперативном учете товаров существенно влияют на эффективность принимаемых управленческих решений.
¶ Списание товаров
Списание товара, подлежащего утилизации в результате порчи, боя, окончания срока годности, а также списания на хозяйственные нужды и другие причины, в системе «Айтида Retail» можно оформить документом «Списание и оприходование излишков».
В документе «Списание и оприходование излишков» можно выбрать статью затрат, которую создаем заранее или в момент оформления документа в справочнике «Статьи затрат» (например: недостача, порча товара, хозяйственные нужды) и указать материально ответственное лицо.
Расчет цены в документе «Списание и оприходование излишков» происходит в момент проведения.
Списание можно оформить на основании документа «Приходная накладная».
¶ Рекомендуемые правила списания товара в результате порчи.
-
Сотрудник составляет служебную записку на имя Генерального директора с просьбой списать товар, пришедший в негодность.
-
Генеральный директор дает распоряжение о создании комиссии из трех человек.
-
Комиссия осматривает товар и составляет заключение о его непригодности.
-
Председатель комиссии подписывает заключение у Генерального директора или его заместителя.
-
На основании подписанного заключения оператор оформляет накладную на списание (Документ «Списание и оприходование излишков»).
В системе подключена печатная форма Торг-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей».
¶ Инвентаризация
Вопреки распространенному мнению, с введением автоматизированного учета, количество инвентаризаций на предприятии не уменьшается. Результаты инвентаризации, не менее важны для торгового предприятия, чем результаты продаж, и свидетельствуют о «здоровье» компании.
Началу инвентаризации предшествует издание приказа об ее проведении.
В приказе о проведении инвентаризации руководителем организации определяется дата начала и окончания инвентаризации, утверждается состав инвентаризационной комиссии и назначается ее председатель, устанавливаются объекты проведения инвентаризации.
Проведение инвентаризации на торговом предприятии оформляется документом «Инвентаризация», который используется для синхронизации оперативных остатков при наличии расхождений реального и документального наличия товаров и для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи.
Система «Айтида Retail» поддерживает два способа проведения инвентаризации - Частичная инвентаризация и Полная инвентаризация.
Мы рекомендуем нашим клиентам проводить полную инвентаризацию не реже одного раза в месяц, а частичную (по определенным группам товаров) – ежедневно.
Периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров, может быть одинаковой, а может и различаться, если
различаются риски появления недостач в разных группах товаров. Например: риск недостач шоколадных конфет в больших коробках намного ниже, чем риск недостач шоколада. Соответственно, товары можно разделить на группы по степени риска, и для каждой группы установить свою периодичность — ежедневно, один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.
¶ Частичная инвентаризация
В режиме частичной инвентаризации в спецификацию
инвентаризационной описи вводятся учетные остатки по отдельным выбранным позициям товаров на складе.
Частичная инвентаризация выполняется в тех случаях, когда нужно провести инвентаризацию по отдельному участку магазина или склада в случае, например, круглосуточной работы магазина, когда возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время.
А также устранить расхождения между реальными остатками товаров и остатками, числящимися в информационной базе в межинвентаризационный период, которые могут возникнуть по следующим причинам:
- Хищение товара покупателями.
- Хищение товара персоналом магазина.
- Административные ошибки (пересортица и превышения).
- Естественные причины (для продуктов питания — усушка, утруска).
- Режим частичной инвентаризации позволяет проводить инвентаризацию, не прекращая процесса торговли.
- Объединить результаты частичных инвентаризаций можно при помощи отчета «Сверка инвентаризаций».
¶ Рекомендуемые правила проведения частичной инвентаризации
Председатель комиссии:
-
Выбирает время и день с наименьшей реализацией.
-
Определяет местонахождение инвентаризуемого товара в зале и на складе подсобного помещения.
-
Определяет задержку по времени, необходимую для обслуживания покупателей, у которых инвентаризуемый товар может находиться в корзинках покупателей.
-
Дает указание на снятия касс (снять Z-отчет и загрузить информацию в товароучетную систему).
Бухгалтер:
-
Проверяет полноту прихода и расхода товаров данной группы (товар, поступивший во время инвентаризации, нужно разместить отдельно и подписать: «Поступило во время инвентаризации». Товар не считать!).
-
В накладной на товар, поступивший во время инвентаризации, указать карандашом «Оприходовать после инвентаризации».
Оператор:
-
Заносит результаты подсчета фактического наличия товара в документ «Инвентаризация», используя терминал сбора данных или вручную.
-
Распечатывает сверку наличия остатков и проверяет правильность ввода информации (можно выборочно проверить информацию о товарах, сумма недостачи по которым вызывает сомнение).
-
Вносит исправления и повторно проводит документ.
-
Предоставляет результаты инвентаризации для утверждения руководителю предприятия.
-
Подписанную инвентаризационную опись передает в бухгалтерию для подведения итогов инвентаризации.
Товар можно продавать сразу после подсчета. Несосчитанный товар запрещается продавать во время инвентаризации. Весь остальной товар продается в обычном порядке.
¶ Полная инвентаризация
В режиме полной инвентаризации в спецификацию инвентаризационной описи сразу будут автоматически введены учетные остатки товара по складу.
Полная инвентаризация применяется в случае прекращения торговли. В этом случае в описи фиксируются текущие остатки, а далее выполняется подсчет реальных остатков и занесение их в ведомость.
¶ Рекомендуемые правила проведения полной инвентаризации
Председатель комиссии:
-
Выбирает время и день с наименьшим товарооборотом.
-
Дает указание о закрытии магазина для проведения полной инвентаризации.
-
Определяет группы товаров, подлежащие инвентаризации.
-
Группирует товар в одной зоне торгового зала.
-
Дает указание на снятия касс (снять Z-отчет и загрузить информацию в товароучетную систему).
Бухгалтер:
-
Проверяет полноту прихода и расхода товаров данной группы (товар, поступивший во время инвентаризации, нужно разместить отдельно и подписать: “Поступило во время инвентаризации”. Товар не считать!).
-
В накладной на товар, поступивший во время инвентаризации, указать карандашом «Оприходовать после инвентаризации».
Оператор:
-
-
Заносит результаты подсчета фактического наличия товара в документ «Инвентаризация», используя терминал сбора данных или вручную.
-
Распечатывает сверку наличия остатков и проверяет правильность ввода информации (можно выборочно проверить информацию о товарах, сумма недостачи по которым вызывает сомнение).
-
Вносит исправления и повторно проводит документ.
-
Предоставляет результаты инвентаризации для утверждения руководителю предприятия.
-
Подписанную инвентаризационную опись передает в бухгалтерию для подведения итогов инвентаризации.
Полную инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволит без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку.
Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.
Если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) и невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время, имеет смысл разделить магазин на отделы и вести учет по каждому отделу отдельно. Тогда и инвентаризацию можно будет проводить по каждому отделу раздельно, объединяя результаты инвентаризаций по отделам в общий результат по магазину, если конечно в этом есть необходимость.
¶ Инвентаризация с применением терминалов сбора данных
Преимущество проведение инвентаризации с помощью терминалов сбора данных заключается в том, что полученные данные о реальных остатках могут быть мгновенно внесены в систему учета, получен список расхождений (сверка наличия товаров), который может быть немедленно обработан – заново пересчитан товар, обнаружена ошибка или получено подтверждение расхождения.
Таким образом, становится возможным получить подпись материально – ответственных лиц под результатами инвентаризации еще до открытия магазина. «Не согласны (с размером недостачи)? – Магазин еще не открыт, ищите!»
Ручной ввод данных в инвентаризацию занимает обычно несколько дней, и в таком режиме осуществить проверки невозможно, а подпись материально – ответственных лиц становится формальностью.
Автоматизируя магазин, следует уметь объяснить его владельцу (лучше, чем директору) что терминал сбора данных – это не просто дорогая игрушка, а незаменимый элемент системы учета, инструмент реального контроля над сотрудниками.
¶ Подготовка к инвентаризации
Для того, чтобы достоверно подсчитать товар с минимальными допустимыми ошибками, рекомендуем сгруппировать товар по видам в одной зоне, как в торговом зале, так и в подсобках.
Вынести максимально возможное количество товара в торговый зал для продажи.
Предлагаемая нами технология проведения инвентаризации позволяет учитывать товар, не сокращая ассортимент, тем самым не наносить экономический вред торговому процессу предприятия в дни проведения инвентаризации.
Делим сотрудников на группы, каждая из которых будет отвечать за
подсчет определенной группы товаров. Смена бригады магазина при проведении инвентаризации не рекомендуется, чтобы исключить ошибки подсчета товара.
При подсчете товара для заполнения фактических остатков используем печатную форму «Акт инвентаризации».
Мы рекомендуем использовать именно ее, потому что:
-
Эта форма может быть распечатана по товарным группам из справочника «Товары» и только по всему списку из документа
«Инвентаризация».
-
В этой форме отсутствует информация о количестве товаров, числящихся по базе данных. Эта информация ни в коем случае не должна быть доступна сотрудникам, которые будут производить подсчет.
Данная печатная форма имеет нумерацию каждого листа. На каждом листе подписывается фамилия ответственного, проводящего инвентаризацию по группе товаров, содержащейся на данном листе.
Важным условием является их четкое и ясное заполнение, без помарок и подчисток.
В актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки. Акты инвентаризации, как правило, составляются в двух экземплярах.
Необходимо исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Далее считаем товар при помощи терминалов сбора данных в подсобках и опечатываем доступ в кладовые.
Если акт инвентаризации составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.
В конце страницы следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях,
записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности измерены. Такая запись позволяет исключить
На вопрос о необходимом количестве терминалов сбора данных при проведении инвентаризации ответ «чем больше, тем лучше» является (к сожалению) неверным. Предлагаемая нами технология подсчета товаров предусматривает одновременное использование одного терминала тремя сотрудниками (Например: бухгалтер, ст. продавец, продавец).
Можно закрывать магазин для проведения инвентаризации.
¶ Методика подсчета товаров в торговом зале
Итак, двери торгового объекта закрыты, коллектив готов начать подсчет товаров.
Группа из трех сотрудников начинает подсчет товара в торговом зале.
Первый сотрудник в группе пересчитывает товар, на маленькой бумажке пишет количество и кладет ее на один из товаров надписью вниз, разворачивая при этом товар штриховым кодом вперед, для последующего сканирования терминалом сбора данных.
Печать штрихового кода на ценнике, и считывание его вместо штрихового кода с товара, является крайне неудачной технологией, хотя ее и пропагандируют некоторые поставщики систем автоматизации, так как у одинакового товара может быть разный штрих-код и ценники могут не соответствовать выставленному товару (к сожалению).
Второй сотрудник в группе повторно пересчитывает товар, переворачивает «записку» от первого сотрудника, убеждается в сходимости результата и записывает полученное значение в инвентаризационную опись.
Третий сотрудник (с терминалом сбора данных) сканирует штриховой код товара и вводит количество товара (с записки).
Таким образом, сотрудник, работающий терминалом сбора данных, может обслуживать сразу несколько групп сотрудников-счетчиков. За счет этого, для проведения инвентаризации применяется меньшее количество терминалов, чем обычно.
В процессе инвентаризации происходит регулярный сброс информации из терминала сбора данных в компьютер. Это, с одной стороны позволяет
дополнительно сохранить данные, с другой – оперативно получить информацию о расхождениях между фактическим и учетным остатком.
Подсчитанные остатки товара, которые расположены в прикассовой зоне можно занести в документ «Инвентаризация» настроенный в кассовой программе, а затем типовой обработкой загрузить в систему «Айтида Retail».
В системе «Айтида Retail» несколько созданных документов
«Инвентаризация» можно объединить в один общий. Это удобно тогда, когда есть возможность заводить документы «Инвентаризация» несколькими операторами на разных компьютерах.
Наконец, инвентаризационная опись проверена и подписана персоналом. Инвентаризация считается законченной.
¶ Нормы естественной убыли
В торговле существует понятие «нормы естественной убыли». Под нормами естественной убыли следует понимать предельно допустимую величину безвозвратных потерь товаров, которые возникают при реализации и хранении товароматериальных ценностей вследствие усушки, утруски, утечки, распыла и т.п., возникающие при хранении и реализации товаров. Эти потери возникают по объективным причинам, поэтому их нормируют. Для этих процессов государственными органами устанавливаются нормы, в пределах которых организация может списывать недостачу на «естественную убыль».
Размер норм естественной убыли зависит от климатической зоны, видов и групп товаров, времени года, условий и срока хранения.
Значение определенной зоны и группы для каждого магазина устанавливаются в справочнике «Константы системы» администратором.
Обратите внимание!
Применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств. Если такие нормы отсутствуют, вся недостача считается сверхнормативной и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере.
Рассчитать нормы естественной убыли по реализации и хранению можно в документе «Инвентаризация».
Система «Айтида Retail» изначально содержит справочник с типовыми нормами естественной убыли в соответствии с принятыми государственными стандартами.
Нормы убыли (хранения) в зависимости от срока хранения и зоны задаются либо «за весь срок» хранения в пределах установленного, либо за каждые сутки.
Нормы естественной убыли (по реализации) применяются только к тем товарам, которые были проданы за отчетный период, независимо от срока их хранения в магазине розничной торговли.
В карточке товара на закладке «Алкоголь и нормы» необходимо выбрать нормы естественной убыли из одноименного справочника или установить необходимое значение в дополнительное поле.
Сравнить фактические потери товаров с нормативными потерями можно с помощью отчета «Естественная убыль».
¶ Анализ результатов инвентаризации
После проведения инвентаризации у любого руководителя возникает желание проанализировать ее результаты. Для этого в системе «Айтида Retail» предназначены отчеты группы «Анализ инвентаризаций».
Отчет «Сверка инвентаризаций» позволяет выбрать для сравнения документы «Инвентаризация» с выбранных складов за указанный период времени. Покажет результаты инвентаризации по товарам в разрезе документов и выведет итоговые значения, что позволит выявить ошибки, допущенные при подсчете товаров и пересортицу.
Отчеты «Анализ полной инвентаризации» и «Анализ частичной инвентаризации» показывает результаты инвентаризаций без учета превышений и бонусов.
¶ Товары повышенного риска
По оценкам отечественных экспертов основными характеристиками товаров повышенного риска являются:
-
Возможность быстро спрятать товар.
-
Ценность, полезность сворованной продукции.
-
Возможность быстрого сбыта.
-
Личное удовольствие от использования (в случае «кражи для себя»).
Исходя из этого, можно сформировать таблицу товаров повышенного риска, в зависимости от типа магазина:
| Тип магазина | Товары повышенного риска |
|---|---|
| Автозапчасти | Аксессуары и небольшие принадлежности |
| Электроника | СД диски, расходные материалы для принтеров, программное обеспечение |
| Одежда | Белье, рубашки, галстуки, аксессуары |
| Хозяйственные товары | Ручной инструмент, электроинструменты, и другое |
| Бутики | Фирменная дорогая одежда |
| Ювелирный | Ювелирные изделия с драгоценными камнями, дорогие часы |
| Игрушки | Преимущественно электрифицированные игрушки, конструкторы |
| Супермаркет | Продукты, дорогой алкоголь, шоколад, жевательная резинка и т.п. |
Конечно, данная таблица не в полной мере отражает весь спектр товаров повышенного риска, однако дает четкое представление о пристрастиях магазинных воров.
¶ Характеристики наиболее подверженных кражам магазинов
-
Много выходов, в особенностях, где можно выйти, минуя выходной контроль или кассовый узел.
-
Наличие проходов, тупиковых углов и укромных ниш.
-
Наличие комнаты отдыха или примерочных.
-
Высокие стеллажи с товаром, которые скрывают покупателей
(воров) от обозрения.
-
Скопление покупателей в месте складирования наиболее востребованных товаров.
-
Наличие проходов между рядами, которые персонал не может обозревать.
-
Отсутствие предупредительных мер.
-
Не используются технические средства, направленные на снижение краж, специальное торговое оборудование.
-
Не учитываются рекомендации по расположению товара в торговом зале.
¶ Как проверить качество проведения инвентаризации
Проверить качество проведения инвентаризации можно, применив следующую технологию.
После проведения документа «Инвентаризации» необходимо очисть старую информацию о товарах в ККМ, и загрузить новую информацию о товарах по результатам инвентаризации только с остатками. Затем в течение недели отслеживать товар, который будет проходить превышениями по кассам (см. раздел Превышения) и своевременно выяснять причины их появления и устранять расхождения.
¶ Какие цифры считать приемлемыми
По данным специалистов, средним показателем недостач в розничных предприятиях является показатель в 2 % от выручки за период. Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель в 1 % или 0,5 % — большая редкость. Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем. Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал. Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач.
Специалисты считают, что наилучший результат борьбы с ворами в условиях российской действительности — потери от краж в размере 0,3% выручки магазина.
Наилучший, но почти недостижимый результат.
Поэтому если потери от краж менее 0,3 процента, то у Вас полный порядок.
Нормально, если уворовывают 0,3-0,5% от оборота.
Кражи от 0,5-1,5% от оборота и больше? Положение серьезное, надо принимать срочные меры.
¶ Влияние видеонаблюдения и антикражевой системы
По данным охранных агентств потери магазина от воровства персонала могут доходить до 80% (владельцы магазинов говорят, что до 50%). По нашим оценкам от 40 до 70% потерь от воровства приходится на долю «усилий» персонала. Воруют вне зависимости от успешности торговой точки, вида товара и собственного статуса в компании.
Эксперты предсказывают, что на следующие 10 лет ожидается рост преступности приблизительно на 23%. Одновременно с этим стоит ожидать увеличения воровства в магазинах. Единственным разумным решением этой возрастающей проблемы является защита товара комплексом противокражных мер.
Насколько же эффективны системы защиты от краж?
По данным специалистов при отсутствии охранного оборудования процент краж составляет как минимум 2% от прибыли (это в лучшем случае), а в бутиках носит волнообразный характер (в зависимости от украденной вещи). Если большой супермаркет площадью 500-700 м.кв. оборачивает в год около
$1,5-2 млн., то 2% цифра довольно внушительная. С помощью систем защиты от краж можно избежать до 80% внешних краж (краж посетителями). От внутренних краж можно защититься, установив камеры видеонаблюдения в подсобных помещениях и комнатах персонала, так как товар более всего
«беззащитен» на этапе хранения, то есть при нахождении его в кладовых, в фасовочных и других помещениях.
¶ Взыскивать ли с персонала недостачу
Взыскивать или не взыскивать недостачу это уже решать руководителю торгового предприятия, но как показывает практика, персонал магазина не станет меньше злоупотреблять доверием в обоих случаях.
Как пример, на одном из торговых предприятий наших клиентов за экономию естественной убыли платили премию сотрудникам, а часть первых недостач не высчитывали, дабы сохранить коллектив магазина. Возможно, на начальном этапе становления магазина и нужно делать снисхождения на освоение технологии работы в новых условиях, но в дальнейшем, конечно, нужно взыскивать недостачу в полном объеме, при этом проводить все возможные мероприятия по сохранению коллектива и выявлению рисков недостач и как следствие минимизировать потери.
¶ Взаиморасчеты с контрагентами
Расчеты с контрагентами в системе «Айтида Retail» ориентированы на отслеживание менеджерами дебиторской/кредиторской задолженности.
В систему вносятся платежные документы, которые относятся к поставке и продаже товаров. Поэтому, прежде чем начать использовать систему взаиморасчетов с контрагентами, следует правильно распределить документооборот между торговой и бухгалтерской системами.
Для расчетов с контрагентами в системе «Айтида Retail» созданы кассовые документы (приходный и расходный кассовые ордера) и банковские документы (платежное поручение и банковская выписка), в которых отражается перечисление денег в наличной и в безналичной форме. Можно оформить безналичные взаиморасчеты с поставщиком только документом
«Банковская выписка». Чтобы документ влиял на взаиморасчеты с поставщиками, необходимо установить флаг «Влиять на взаиморасчеты».
Создать взаимосвязи между документами товародвижения и документами оплаты можно, используя механизм сопоставления, который вызывается нажатием клавиши «Связи между документами» из журналов приходных и расходных документов.
В окне «Сопоставление документов» выбираем поставщика, по которому хотим сопоставить документы товародвижения и документы оплаты, отмечаем галочкой нужные взаимосвязи и нажимаем кнопку «Сопоставить».
Колонка КД (Курс Документа) используется для создания сопоставлений по установленному курсу в документах. При установленном флаге суммовые разницы не возникают. Для рублевого учета колонка не используется.
Удаление созданных сопоставлений осуществляется на закладке
«Редактирование сопоставлений»
¶ Расчеты с покупателями
Расчеты с покупателями в системе «Айтида Retail» ориентированы на поддержку следующей цепочки документов:
- Клиенту выставляется Счет (исходящий) на оплату.
- Клиент оплачивает Счет (исходящий).
- После оплаты создается расходная накладная для этого клиента, которая может быть создана на основании счета (операция
«Отгрузить счет») и отпускается товар.
-
Затем на основании расходной накладной в системе вводится платежный документ «Приходный кассовый ордер», если расчет произведен наличными средствами, при оформлении безналичных расчетов оформляется документы «Аванс полученный» и «Банковская выписка».
¶ Расчеты с поставщиками
Наличные денежные расчеты с поставщиками оформляются документом
«Расходный кассовый ордер». Документ влияет на взаиморасчеты с поставщиками и на движение денежных средств.
Безналичные расчеты оформляются документом «Платежное поручение».
Начальный ввод остатков по взаиморасчетам с поставщиками оформляется документом «Аванс полученный».
Документ «Платежное поручение» может быть привязан как к одной, так и к нескольким накладным поступления товаров от поставщика.
«Платежное поручение» не оказывает влияния на учет денежных средств, но влияет на взаиморасчеты с контрагентами, данные из платежного поручения могут быть включены в документ «Банковская выписка», который влияет на движение безналичных денежных средств по расчетным счетам.
В системе может быть введен документ Счет (входящий) на основании, которого (операция «Оприходовать счет») может быть создан документ
«Приходная накладная».
¶ Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетные лица - это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие - «под отчет»).
На хозяйственно-операционные расходы сотрудникам предприятия выдаются наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для учета расчетов с подотчетными лицами в системе «Айтида Retail»
заполняется справочник «Сотрудники» и используются следующие документы:
- Авансовый отчет.
- Приходный кассовый ордер.
- Расходный кассовый ордер.
Наличные деньги под отчет выдаются через кассу торговой организации. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором указывается целевое назначение подотчетной суммы. Получая наличные денежные средства из кассы торговой организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в бухгалтерию в установленные сроки.
Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).
В системе «Айтида Retail» документ «Авансовый отчет» влияет на регистр учета расчетов с сотрудниками. Для анализа данных о выданных суммах сотруднику под отчет и суммах, за которые сотрудник отчитался за заданный период, предназначен отчет «Расчеты с сотрудниками».
К документу подключена печатная унифицированная форма АО-1
«Авансовый отчет» Реквизиты документа:
-
№ и дата документа - по умолчанию генерируется следующий номер для авансовых отчетов и текущая дата. При необходимости можно изменить вручную.
-
Фирма - Юридическое лицо, для которого составляется авансовый отчет.
-
Сотрудник - фамилия подотчетного лица, по которому составляется авансовый отчет.
-
Итого - информационная строка (внизу), показывает общую сумму документа.
Реквизиты спецификации:
-
№ - номер строки.
-
Статья затрат - выбор статьи затрат из справочника затрат.
-
Б/ф - выбор бизнес-функции для данной строки.
-
В – признак указывающий на то, что по данной позиции выбрана бизнес-функция.
-
Сумма - вод суммы.
-
Тип - тип получателя. Если получатель не выбран, указанная сумма относится на выбранную статью затрат. Если тип получателя - контрагент, то это означает, что сотрудник передал деньги контрагенту (например, закупил товар). Этот тип
получателя предполагает ввод приходной накладной на товар или услуги от указанного контрагента, в этом случае документ будет влиять на движение по регистру «учет расчетов с контрагентами» Если тип получателя - сотрудник, то это означает, что подотчетные деньги были переданы другому сотруднику. Если тип получателя - денежный карман, значит, деньги были переданы в другой денежный карман, в этом случае документ будет влиять на движение по регистру «учет денежных средств».
- Получатель - если в предыдущей графе был выбран тип получателя, то в данной графе можно установить конкретное значение - выбрать контрагента, сотрудника или денежный карман из соответствующих справочников.
- П/Д - в случае, если тип получателя - контрагент, то с помощью данной кнопки можно вызвать форму для ввода приходной накладной. Приходная накладная будет связана с авансовым отчетом по связи «На основании».
- Расхождение - в данной графе показана разница между суммой в авансовом отчете и суммой приходной накладной.
¶ Учет бонусов
Товарные бонусы от контрагентов в системе «Айтида Retail» оформляются документом «Приходная накладная» с видом «Бонус». Товар приходуется по нулевой закупочной цене. Данный вид приходной накладной не влияет на взаиморасчеты с поставщиками.
Денежные бонусы оформляются документами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» с видом «Бонус».
В карточке контрагента необходимо указать процент бонуса от оборота поставленного товара или конкретную сумму.
Данные настройки позволят сформировать отчет «Взаиморасчеты по бонусам», отдельно по приходу и расходу. Отчет покажет оборот по бонусу, сумму оплаты и задолженность за выбранный период в разрезе документов и сводные данные.
