¶ Модуль консолидации
Программный продукт «Айтида: Модуль обмена данными» предназначен для автоматизации территориально распределенных торговых сетей в тех случаях, когда между торговыми объектами не существует постоянной выделенной линии надлежащего качества и on-line подключение невозможно.
¶ Обмен данными с филиалом
Использование модуля обмена данными осуществляется для передачи данных из центрального филиала в вспомогательные и наоборот. Перед началом обмена необходима некоторая настройка Выгрузки данных.
Меню Модуль консолидации - Обмен данными
-
Опцию «Все данные» - необходимо выбрать при первой выгрузке данных.
-
Флаг «Удалять данные перед загрузкой» доступен только при выборе «Все данные». Флаг следует использовать с осторожностью, так как его установка приведет к удалению всех справочником и документов перед загрузкой. Этот флаг необходимо установить при первой синхронизирующей выгрузке данных в филиал.
-
Опция «Измененные данные» или «За период» - необходимо установить в секторе «Период выгрузки» при последующих выгрузках.
-
Кнопка «Выгрузить» - нажать для отправки данных.
¶ Обмен данными с центром
Использование модуля обмена данными осуществляется для передачи данных из центрального филиала в вспомогательные. Перед началом обмена необходима некоторая настройка «Загрузки данных».
Перед загрузкой данных переданных из центрального филиала необходимо нажать кнопку «Доставить» чтобы указать путь к распаковке файлов загрузки, дождаться распаковки файлов и затем загрузить данные.
Меню Модуль консолидации - Обмен данными
-
Выпадающие списки «Из филиала» или «Из группы» - необходимо выбрать, откуда будет осуществляться передача, в дальнейшем, выбрать из выпадающего списка подходящий пункт из какой БД филиала будет производиться загрузка.
-
Поле «Файл для загрузки» - необходимо сначала указать путь к каталогу для распаковки файлов или для загрузки данных при обмене через «Папки и файлы»
-
Кнопка «Доставить» - при способе доставки через FTP-сервер и по электронной почте необходимо сначала нажать кнопку «Доставить», дождаться загрузки и затем нажать кнопку «Загрузить».
-
Кнопка «Загрузить» - загрузку необходимо осуществляется, когда проведена выгрузка данных из «Филиал»/«Группы».
¶ Экспорт хоз.операций
В ПП Айтида реализована выгрузка в бухгалтерию. Как правило, выгрузка производится в несколько этапов и позволяет выгружать данные в разных форматах. Реализовано два варианта выгрузки данных:
-
Выгрузка готовых сформированных проводок.
-
Выгрузка документов целиком.
Меню Сервис - Экспорт хоз. операций.
-
Поле «Список фирм» - с помощью кнопки «Выбор» нужно выбрать фирму, от имени которой осуществляется выгрузка данных.
-
Поля «Начало периода» и «Конец периода» - можно установить начальную и конечную дату интересующего периода с помощью календаря, открываемого кнопкой «Выбор даты из календаря».
-
Поле «Список филиалов» - выбор филиалов.
-
Кнопку «Продолжить» - после выбора фирмы и временного диапазона, можно осуществить экспорт. Успешное проведение операции экспорта сопровождается появлением окна.
¶ Экспорт документов
Для выгрузки данных в бухгалтерию, необходимо ввести параметры.
Меню Сервис - Экспорт документов
Внимание! При первой выгрузке данных в бухгалтерию следует указывать в параметрах выгрузки флаги «Выгрузить все справочники» и «Выгрузить папки товаров», чтобы в файле присутствовали данные по «Контрагентам» и «Банкам».
Внимание! В справочниках клиентов, фирм, складов перед выгрузкой в 1С обязательно указание дополнительных кодов, для синхронизации данных с 1C.
Общие правила, которых необходимо придерживаться при настройке обмена с 1С документами. Системы Айтида и 1С две независимые друг от друга системы, в каждую из которых пользователи могут вводить информацию независимо друг от друга.
Например, оператор принимающий товар в Айтиде может завести в справочник контрагентов поставщика этого товара, а бухгалтер, осуществляя оплату этого товара из 1С может завести этого же поставщика в справочник контрагентов 1С. При этом совсем не обязательно, что наименование поставщика будет заведено одинаково в обе системы. В таком случае, если из одной системы перенести данные в другую систему один в один, то в системе приёмнике получится два контрагента -- от одного будет принят товар, а другому будет осуществлена оплата, и сопоставить их будет сложно.
Поэтому, для того, чтобы можно было обмениваться данными между двумя системами, необходимо, чтобы эти системы работали согласованно.
Есть два возможных варианта согласованной работы.
-
Первичная информация, прежде всего справочники, вводится только в одну систему и периодически выгружается во вторую для проведения дополнительной обработки и получения отчетов.
-
Ввод первичной информации производится согласованно, т.е. заводя справочники в двух системах, для каждого объекта заведомо есть уникальное совпадающее поле. Например, для контрагентов это может быть ИНН, для товаров -- код товара, для сотрудников -- табельный номер и т.п.
Первый вариант используется редко, в виду серьезного ограничения в действиях бухгалтера. На практике значительно чаще используется второй вариант. Поэтому, шаблон экспорта в 1С документами предусматривает синхронизацию данных по специальным полям и требует соблюдения правильно процедуры первичной настройки.
В шаблоне выгрузки принято, что все справочники синхронизируются согласно таблице:
| Справочник | Поле для синхронизации |
|---|---|
| Валюты | Дополнительный код. |
| Контрагенты | Дополнительный код. Есть отдельный вариант шаблона, синхронизирующего справочник контрагентов по ИНН. |
| Банки | БИК. |
| Расчетный счета | Номер счета. |
| Фирмы | Дополнительный код. |
| Договоры | Код. |
| Категории цен | Код. |
| Склады | Дополнительный код. |
| Единицы измерения | Дополнительный код. |
| Группы ресурсов | Дополнительный код. |
| Папки | Внутреннему идентификатору, к которому добавляется префикс S_ |
| Товары и Услуги | Код в главной базе. |
| Статьи затрат | Код + Субкод. |
-
Список фирм - позволяет указать список организаций, чьи документы будут выгружены.
-
Период - позволяет указать период, за который необходимо выгружать данные. Справочники выгружаются по по дате последнего изменения, а документы по дате документа и дате последнего изменения, т.е. если дата документа или дата его последнего изменения попадают в указанный интревал, то документ будет выгружен.
-
Модель учета - необходимо выбрать модель учета, .для которой будут производиться расчеты цен и остатки, если это предусмотрено процедурой выгрузки.
-
Выгрузить все справочники - признак устанавливается при первичной синхронизации данных. Если установлен этот признак, то документы не выгружаются.
-
Выгружать папки товаров - если установлен признака, то товары выгружаются согласно своей иерархии.
¶ Экспорт платежных поручений
В системе Айтида имеется универсальный настроенный экспорт платежных поручений для двадцати трех популярных клиент-банков.
Меню Сервис - Экспорт платежных поручений
-
Расчетный счет - из выпадающего списка можно выбрать расчетный счет. Список р/с формируется в «Справочнике расчетных счетов».
-
Период с... по - необходимо выбрать временной диапазон.
-
Номера документов с... по - необходимо выбрать номерной диапазон.
-
Клиент банка - из выпадающего списка необходимо выбрать клиент-банк.
-
Продолжить - после выбора параметров и диапазона, можно осуществить экспорт. Успешное проведение операции экспорта сопровождается появлением окна.
¶ Импорт платежных поручений
В системе Айтида имеется универсальный настроенный импорт платежных поручений для двадцати трех популярных клиент - банков.
Меню Сервис - Импорт платежных поручений
Юридическое лицо - из выпадающего списка можно выбрать фирму.
Выберите файл для загрузки - необходимо выбрать файл с данными.
Флаг «Формировать отдельно документы для прихода и расхода» - позволит сформировать отдельно выписку по приходу и выписку по расходу денег.
После выбора параметров можно осуществить загрузку, нажатием одноименной кнопки.