¶ Учет основных средств
Объект принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:
-
Объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
-
Объект предназначен для использования в течение длительного времени, т. е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.
-
Организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта.
-
Объект способен приносить организации экономические выгоды
(доход) в будущем.
К основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.
Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.
Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
В случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.
¶ Рекомендации по заполнению справочников и первичных документы по учету объектов основных средств в системе «Айтида Retail»
Рассмотрим заполнение справочников и первичных документов системе
«Айтида Retail», которые заполняются при учете основных средств на примере наиболее распространенных хозяйственных операций.
Пример для рассмотрения:
ООО «Текстиль», занимающийся пошивом одежды, приобретает в торговой фирме ООО «Спектр» новую швейную машину «Текстима 8332/2705». Стоимость машины 18000 рублей (в том числе НДС- 2745,76 рублей). Поставщик оборудования одновременно является и отправителем. Изготовитель поставляемой швейной машины – ЗАО
«Метшвейстрой». Расходы на доставку составили 1200 рублей.
Полученная швейная машина предназначена для использования в швейном цехе взамен устаревшей модели «Текстима 7658», но пока замена производиться не будет, и приобретенная швейная машина передается на склад.
¶ Справочник «Основных средств»
В бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств, принятых к учету, ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Заполнение инвентарных карточек производится на основе акта (накладной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов, других документов по основным средствам, которыми оформляется их приобретение, сооружение, перемещение, дооборудование, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, списание.
Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии предприятия.
Рассмотрим порядок заполнения инвентарной карточки, используя условия приведенного выше примера. Мы не будем подробно останавливаться на заполнении очевидных реквизитов. Остановимся на заполнении тех полей, которые могут вызвать вопросы или которые заполняются по-разному в зависимости от ситуации.
На объект швейная машина «Текстима 8332/2705» в справочнике
«Основные средства» заполняем новую карточку Карточка содержит четыре закладки.
¶ Закладка «Основные реквизиты»
Каждой карточке присваивается порядковый номер, который автоматически создается системой «Айтида Retail» при записи элемента в поле
«Номер карточки».
В поле «Дата карточки» указывается дата заполнения инвентарной карточки.
Поле «Наименование» заполняется названием учетного объекта основных средств - «Текстима 8332/2705».
Поле «Инвентарный номер» заполняется номером, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется.
Поле «Дата поступления ОС» заполняется автоматически при создании документа «Поступление ОС».
Поле «Группа» может быть заполнено группой ресурсов, у которой установлен признак «Для основных средств». Группа ресурсов может быть использована для группировки в отчетах по основным средствам, а также для заполнения общих реквизитов для объектов ОС и генерации инвентарных номеров с определенным префиксом.
Поле «Группа по ОКОФ» заполняется кодом, который соответствует данному виду объекта основных средств по ОКОФ из справочника «Подгрупп ОС по ОКОФ». Справочник может быть заполнен заранее на основании нормативных документов. В нашем примере 14 2926770 Машины швейные.
Поле «Ставка налога» заполняется ставкой НДС для данного объекта ОС.
Поле «Право собственности» заполняется формой собственности на объект ОС (собственное или арендованное).
В поле «Вес» » указывается масса, определяемая взвешиванием груза (оборудования) в местонахождении отправителя непосредственно перед отправкой. В нашем примере «20 кг».
В Поле «Производитель» выбираем из справочника «Производители» элемент, который можно создать заранее или в процессе заполнения карточки ОС. В нашем примере: ЗАО «Метшвейстрой».
В Поле «Страна» выбираем из справочника «Стран» страну изготовителя карточку, который можно создать заранее или в процессе заполнения карточки ОС. В нашем примере: «Россия».
В Поле «№ГТД» вводим номер грузовой таможенной декларации для импортируемой продукции, в нашем примере данное роле не заполняется.
Нажатие кнопки «Установить» открывает окно ввода дополнительных свойств, которые заранее определены в группе ресурсов (группа ресурсов должна быть выбрана в данной карточке). Например, заводской номер, который можно посмотреть на самом основном средстве или в техническом паспорте оборудования.
¶ Закладка «Модели учета»
На закладке «Модели учета» реквизиты заполняются в соответствии с выбранной на предприятии учетной политикой. Для управленческого и бухгалтерского учета могут быть настроены различные параметры. В нашем примере мы используем одинаковые модели для бухгалтерского и управленческого учетов.
В поле «Выберете учет» выбирается учет, для которого будет настроена определенная модель.
В поле «Срок полезного» водится количество месяцев использования основного средства, которое определяется организацией самостоятельно при принятии объекта к учету.
В секторе «Параметры начисления амортизации» устанавливается способ расчета амортизации для данного объекта. В нашем примере установлен линейный способ, расчет ведется с даты поступления объекта.
В поле «Дополнительная амортизация» может быть настроен расчет по необходимому дополнительному алгоритму.
В поле «Счет для списания затрат» выбирается счет, на который будут списаны затраты например, 20 счет «Основное производство».
Сектор «Расчет параметров объекта ОС» заполняется автоматически на основании движений по документам учета основных средств.
¶ Закладка «Комплектация»
На данной закладке отражаются комплектующие объекта ОС, которые могут собираться в один объект ОС. Например, все приспособления и принадлежности стандартной комплектации персонального компьютера (монитор, системный блок, блок бесперебойного питания, клавиатура), представляющие собой комплекс конструктивно-сочлененных предметов и способные выполнять свои функции только в составе комплекса.
В системе «Айтида Retail» комплектация собирается документом
«Формирование стоимости объекта», также может быть задана вручную.
¶ Закладка «Движение»
На данной закладке отражаются все движения объекта ОС в разрезе операций, заполняется автоматически на основании созданных в системе
«Айтида Retail» документов.
¶ Справочник «Группы ОС по ОКОФ»
Справочник заполняется на основании нормативных документов.
Согласно п. 48 Инструкции к объектам основных средств относятся только те предметы, которые относятся к основным средствам в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 (далее ОКОФ) (утв. постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 359).
¶ Справочник «Справочник операций с ОС»
В данном справочнике настраиваются правила проведения документа, в котором выбрана определенная операция. В системе «Айтида Retail» ряд операций предопределены, но также можно самостоятельно настроить правила для любых необходимых операций.
¶ Справочник «Нормы амортизации»
Данный справочник заполняется на основании нормативных документов.
Однако с 1 января 2002 года эти нормы не действуют, но у многих организаций есть основные средства, которые приобретены до 2002 года. Амортизация по ним начислялась по старым правилам, поэтому данный справочник присутствует в системе «Айтида Retail».
¶ Справочник «Мест нахождения»
В данном справочнике вводятся места нахождения объектов, в полях
«Клиент» и «Дополнительный адрес» могут быть введены реквизиты клиентов арендующих объект основных средств.
¶ «Поступление ОС»
Как было рассмотрено выше в системе «Айтида Retail» единицей учета основных средств является инвентарный объект, представляющий собой объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы.
Приемка (передача) объектов к учету осуществляется на основании акта о приемке-передаче основных средств, кроме зданий и сооружений (форма ОС- 1), акт о приемке здания (сооружения) (форма ОС-1а).
В системе «Айтида Retail» поступление оформляется документом
«Поступление ОС».
В нашем примере приемка машины производится на складе ООО
«Текстиль» 1 июля 2010 года Заведующая складом Токарева О. В.
В документе «Поступление ОС» в поле «Операция» необходимо выбрать из справочника «Операций с объектами ОС» операцию «Поступление ОС», таким образом, мы оформили поступление объекта без ввода в эксплуатацию, если ввод в эксплуатации оформляется в момент поступления в документе необходимо выбрать операцию «Ввод в эксплуатацию».
¶ «Ввод в эксплуатацию объектов ОС»
Основанием для ввода в эксплуатацию оборудования, бывшего ранее в запасе, служит оформленный акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1. При вводе в эксплуатацию объект основных средств передается на ответственное хранение материально ответственному лицу.
В нашем примере директор ООО «Текстиль» Иванова Г. С. приказом №
67 от 10 июля 2010 года отдает распоряжение о передаче промышленной швейной машины «Текстима 8332/2705», поступившей в организацию 1 июля 2010 года в швейный цех. 10 июля машина зачислена в состав основных средств и введена в эксплуатацию в швейном цехе ООО «Текстиль».
¶ «Движение ОС»
В системе «Айтида Retail» перемещение объекта основных средств внутри организации из одного структурного подразделения в другое
оформляется документом «Движение ОС». В нашем примере в документе
«Движение ОС». В поле «Операция» необходимо выбрать из справочника
«Операции с объектами ОС» операцию «Ввод в эксплуатацию ОС».
¶ «Перемещение стоимости объектов ОС»
Если первоначальная стоимость объекта ОС изменяется на стоимость затрат, в нашем примере, на стоимость доставки 1200 рублей, в системе
«Айтида Retail» необходимо создать документ «Перемещение стоимости объектов ОС». В поле «Операция» необходимо выбрать из справочника
«Операции с объектами ОС» операцию «Перемещение стоимости ОС».
¶ «Амортизация ОС»
Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету. В нашем примере начисление амортизационных отчислений по объекту швейная машина «Текстима 8332/2705» начинается с 01.08.2010 года.
В системе «Айтида Retail» данная операция оформляется документом
«Амортизация ОС».
В нашем примере выбран линейный способ начисления амортизации, при котором сумма амортизационных отчислений рассчитывается исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. Норма амортизационных отчислений: 1/85 месяцев х 100 % = 1,1765 %
По умолчанию начисление амортизационных отчислений производится последним днем указанного периода. В документе «Амортизация ОС» можно установить флаг «Проводить документ датой документа», что позволяет провести начисление амортизационных отчислений датой документа.
¶ «Списание объектов ОС»
В нашем примере полученная швейная машина «Текстима 8332/2705»
предназначена для использования в швейном цехе взамен устаревшей модели
«Текстима 7658». Устаревшая модель подлежит списанию, данная операция оформляется в системе «Айтида Retail» документом «Движение ОС» с выбранной операцией «Списание».
¶ «Формирование стоимости объектов ОС»
В системе «Айтида Retail» документ «Формирование стоимости объектов ОС» используется в случае, когда объект ОС не приобретается у кого-то сразу, а собирается по частям. Например, сборка компьютеров из системного блока, монитора, клавиатуры, мыши.
Компьютеру присваивается один инвентарный номер, при этом в инвентарной карточке описываются все части такого ПК, то есть системный блок, монитор, клавиатура и мышь учитываются как один инвентарный объект.
Если компьютер собирается из различных составляющих, который заранее приобретаются для предприятия, то для постановки на учет компьютера как объекта основных средств удобнее использовать механизм учета затрат в разрезе проектов, который рассмотрен выше. Для работы с проектами необходимо включить учет в разрезе проектам в параметрах системы.
При оформлении прихода составляющих необходимо выбирать в одноименном поле проект. При оформлении документа «Формирование стоимости объектов ОС» будут списаны составляющие с проекта и указанного склада.
Когда на проекте скопились все необходимые комплектующие в системе
«Айтида Retail» оформляется документ «Формирование стоимости объектов ОС». Операция может быть такая же что и при покупке. Она должна влиять на стоимость, приходовать объект ОС и может вводить в эксплуатацию.
В документе «Формирование стоимости объектов ОС» необходимо выбрать МНХ и МОЛ для объекта ОС, склад и МОЛ для списания комплектующих, после этого нажимаем кнопку «Подобрать состав объекта ОС», появится окно, в котором можно выбрать проект и отметить требуемые комплектующие и указать склад, с которого необходимо осуществить списание.
При необходимости в документ можно добавить произвольные составляющие, например дополнительные услуги или ТМЦ, которые не принадлежат проекту, например, расходные материалы.
В документ «Формирование стоимости объектов ОС» будет рассчитана общая стоимость состава и по этой стоимости объект ОС будет оприходован. В дальнейшем объект ОС можно еще дооборудовать или частично разобрать.
Состав отразится в карточке объекта ОС.
¶ «Капитализация объектов ОС»
Распределить затраты (услуги) на объекты ОС в системе «Айтида Retail» возможно в документе «Капитализация объектов ОС». В документе должна быть выбрана операция «Капитализация объектов ОС». Сумма капитализации распределяется пропорционально стоимости объект ОС.
¶ «Демонтаж объектов ОС»
Документ «Демонтаж объектов ОС» необходим для оформления частичной или полной разукомплектации объекта основных средств и оприходования полученных тмц в результате демонтажа на склад хранения. В документе необходимо выбрать операцию «Демонтаж объектов ОС».
¶ «Продажа объектов ОС»
При продаже основного средства одной организации другой оформляется акт приёма-передачи (ОС-1). Между продавцом и покупателем должен быть заключен договор купли-продажи с указанием в нем объекта ОС и его стоимости. В системе «Айтида Retail» продажа объекта ОС оформляется документом «Расходная накладная». В документе на закладках
«Дополнительные реквизиты», «Отгрузка ОС/проектов» выбирается операция
«Реализация ОС» и МНХ, МОЛ (выбираем МОЛ, если в системе включен учет в разрезе МОЛ).
Все бухгалтерские проводки по движению объектов основных средств настраиваются администратором системы «Айтида Retail» под конкретные задачи.